Öffentliche Wissensdatenbank

Die öffentliche Wissensdatenbank (Public KB) ist der Teil Ihrer Wissensdatenbank, der ohne Anmeldung über einen direkten Link, ein Widget oder ein iframe zugänglich ist. Hierher gelangen die Artikel, die Sie ausdrücklich als öffentlich markiert haben.

Wozu:

• Kunden-Self-Service — Kunden finden Antworten selbst, ohne den Support zu kontaktieren
• SEO — öffentliche Artikel werden von Google und anderen Suchmaschinen indexiert
• Demo — potenzielle Kunden lesen die Dokumentation vor dem Kauf
• Partner — Zugang zur technischen Dokumentation, ohne Konten erstellen zu müssen

#Wie ein Artikel öffentlich wird

Die Öffentlichkeit wird durch zwei Einstellungen aktiviert — eine auf Artikelebene und eine auf Organisationsebene. Solange nicht beide vorhanden sind, sehen anonyme Besucher den Artikel nicht.

Es gibt keinen „öffentlichen" Space-TYP. Spaces sind nur Corporate / Private. Ein Artikel wird nicht dadurch sichtbar, dass er in einen speziellen Space verschoben wird, sondern über das Flag publish_state=public (in einem Corporate-Space) zusammen mit dem eingeschalteten öffentlichen Zugriffsmodus der Organisation.

#publish_state-Zustände (ADR 0029)

LiKE verwendet das Feld publish_state (es ersetzt das alte Feld visibility). Vier Zustände:

In der Benutzeroberfläche wird die Farbe des Zustands durch einen Punkt-Indikator angezeigt:

Dieselben Badges sind in der Artikelliste in der Artikelverwaltung sichtbar.

#Der virtuelle __public__-Space

Wenn ein anonymer Nutzer die öffentliche Wissensdatenbank über einen direkten Link oder ein Widget öffnet, befindet er sich technisch in keinem Ihrer Spaces. Stattdessen verwendet LiKE einen virtuellen „Space" __public__ — einen Sentinel-Wert, der:

• In der Datenbank nicht als echter ArticleCollection.type='public' existiert
• Artikel umfasst, die entweder selbst öffentlich sind oder es durch Vererbung von einem öffentlichen Ordner werden
• Zur Filterung in der RAG-Suche des anonymen Nutzers verwendet wird
• Im SpaceSwitcher als „ Öffentliche Artikel" angezeigt wird (sofern der Nutzer auch private Spaces hat)

Wenn Sie ein autorisiertes Mitglied sind, wechseln Sie im SpaceSwitcher zu __public__, um genau denselben Satz von Artikeln zu sehen, den ein anonymer Besucher sieht — das ist praktisch, um zu prüfen, „was ich versehentlich veröffentlicht habe".

#Einrichtung (Schritt für Schritt)

#Schritt 1 — Artikel in einem Corporate-Space ablegen

Nach außen veröffentlichen können Sie nur aus einem Corporate-Space (in privaten Spaces ist das Veröffentlichen gesperrt). Wenn Ihre Artikel in einem anderen Space liegen, verschieben Sie sie in einen Corporate-Space: einzeln über das Kontextmenü des Artikels → Verschieben oder in großem Umfang (Kontrollkästchen → Verschieben). Space-Typen sind Corporate und Private; einen eigenen Typ „Personal" gibt es nicht — ein Space bleibt privat, bis Sie jemanden einladen.

#Schritt 2 — Die Artikel öffentlich machen

Stellen Sie die benötigten Artikel auf publish_state = public um (siehe Artikelverwaltung):

• In großem Umfang — mit den Kontrollkästchen auswählen → die Schaltfläche Globus () in der Aktionsleiste → Public
• Ein einzelner Artikel — das Menü „⋮" → „Sichtbarkeit: …" → Public; im „Baum"-Modus — das Kontextmenü → „Öffentlich machen"
• Im Editor — das Zugriffs-Abzeichen neben dem Artikeltitel

Danach wird der Statusindikator grün und ein Badge Public erscheint. Wenn der Artikel personenbezogene Daten enthält, öffnet sich ein Bestätigungsdialog — siehe „Prüfung auf personenbezogene Daten vor der Veröffentlichung" weiter unten.

#Schritt 3 — Den öffentlichen Modus der Organisation aktivieren

Einstellungen → Organisation → Zugriffsmodus → wählen Sie „Öffentlich".

• Öffentlich — anonyme Nutzer sehen unter der öffentlichen Adresse die als öffentlich markierten Artikel; private Spaces bleiben nur auf Einladung verfügbar.
• Korporativ — alles ist nur angemeldeten Mitgliedern zugänglich; externe Nutzer ohne Anmeldung sehen nichts, selbst als öffentlich markierte Artikel.

Ohne aktivierten Modus „Öffentlich" ist die öffentliche Adresse geschlossen — dieser Schritt ist erforderlich.

Der öffentliche Modus funktioniert nur in Tarifen, in denen er enthalten ist. Ist öffentlicher Zugriff nicht im Tarif enthalten, ist die Schaltfläche „Öffentlich“ nicht verfügbar, mit dem Hinweis „Öffentlicher Zugriff ist in Ihrem Tarif nicht enthalten: Anonyme Besucher sehen das Portal nicht.“ Bei einem Tarif-Downgrade schließt sich das Portal für anonyme Besucher von selbst, und bei der Rückkehr zu einem passenden Tarif öffnet es sich wieder — der gewählte Modus wird nicht zurückgesetzt.

#Schritt 4 — Öffentliche Adresse und Kanäle

Es gibt drei Möglichkeiten, die fertige öffentliche Wissensdatenbank zu öffnen:

• Öffentliches Portal — die Wurzel Ihrer Adresse https://<Ihr-slug>.lynkora.pro: Suche, KI-Antworten und das Lesen von Artikeln ohne Anmeldung. Ein einzelner Artikel befindet sich unter /kb/<article-slug>.
• JS-Widget — auf Ihrer Website eingebettet; der Widget-Code wird aus Integrationen → Kanäle (die Karte „JS-Widget") übernommen.
• iframe — Einbettung der vollständigen Suchoberfläche in eine Seite.

Es gibt keinen separaten Tab „Public KB" mehr in den Einstellungen (ADR 0029): Die Öffentlichkeit wird jetzt durch das Artikel-Flag + den Organisationsmodus festgelegt, nicht durch eine Quellen-Whitelist. Widgets werden unter Integrationen → Kanäle verwaltet.

#Prüfung auf personenbezogene Daten vor der Veröffentlichung

Wenn Sie einen Artikel auf Public umstellen, durchsucht LiKE ihn automatisch nach personenbezogenen Daten (PII). Werden welche gefunden, wird die Veröffentlichung angehalten und ein Dialog „Personenbezogene Daten erkannt" erscheint — bevor der Artikel für alle ohne Anmeldung zugänglich wird.

Wann sie ausgelöst wird: wenn ein Artikel anonym zugänglich wird — durch die Umstellung auf public oder über inherit innerhalb eines öffentlichen Ordners. Für internal und draft läuft sie nicht. Sie gilt für alle Wege, nicht nur für die Schaltfläche „Veröffentlichen": das Zugriffs-Abzeichen im Editor, „Öffentlich machen" in der Liste und im Baum, Massenänderungen der Sichtbarkeit, die Veröffentlichung eines Ordners (auch samt Inhalt), das Verschieben eines Artikels oder Ordners in einen öffentlichen Ordner, das Kopieren, die Wiederherstellung aus dem Papierkorb und das Einschalten eines Artikels.

Was erkannt wird (deterministisch, musterbasiert):

• E-Mail
• Telefon
• Zahlungskarte (Luhn-Prüfsumme)
• IBAN (prüfsummenvalidiert)
• IP-Adresse
• Geburtsdatum

Besondere Kategorien (Gesundheit, Biometrie usw., GDPR Art. 9) werden noch nicht automatisch erkannt — der Dialog weist lediglich auf die erhöhte Verantwortung bei deren Veröffentlichung hin.

Eine Gruppe von Artikeln wird einmal gefragt. Massenänderungen der Sichtbarkeit, die Veröffentlichung eines Ordners, das Verschieben und die Wiederherstellung zeigen ein einziges Fenster „Personenbezogene Daten in den zu veröffentlichenden Artikeln": eine Übersicht nach Datentypen (wie viele Vorkommen und in wie vielen Artikeln), eine Liste der Artikel mit Suche nach Titel, „Alle markieren" / „Markierung aufheben" sowie einen Zähler der markierten Artikel.

• Markierte Artikel werden veröffentlicht. Beim Öffnen sind alle markiert — heben Sie die Markierung bei denen auf, die nicht veröffentlicht werden sollen: Sie bleiben intern und folgen dem Ordner nicht.
• Die Schaltflächen — „N veröffentlichen" und „Abbrechen". Beim Abbrechen geschieht nichts, und LiKE sagt das ausdrücklich.
• Eine im Gruppenfenster erteilte Bestätigung wird für jeden Artikel einzeln im Protokoll erfasst.

Artikel, die der Website-Connector übernommen hat, erfordern keine Bestätigung pro Artikel: Beim Verbinden bestätigt der Owner die Rechte an der Website und die Rechtmäßigkeit der Veröffentlichung der personenbezogenen Daten von dort. Verbinden Sie die Website erneut mit der Antwort „Intern" — die Zustimmung wird widerrufen, und die Prüfung arbeitet wieder wie gewohnt.

Hintergrundaktionen — die Synchronisierung eines Connectors, der Import, der Umbau der Struktur — können niemanden fragen, deshalb veröffentlichen sie einen Artikel mit unbestätigten personenbezogenen Daten nicht: Er bleibt intern, und im Protokoll erscheint ein entsprechender Eintrag. Veröffentlichen lässt er sich manuell, über die übliche Prüfung.

Was der Dialog für einen einzelnen Artikel anzeigt:

• Den Titel „Personenbezogene Daten erkannt" und eine Liste der erkannten Typen mit Anzahl (aggregiert über alle zu veröffentlichenden Artikel).
• Ein verpflichtendes Bestätigungskontrollkästchen: Das Werkzeug hilft bei der Erkennung von PII, garantiert jedoch keine Vollständigkeit; Sie als Verantwortlicher bleiben für die Rechtmäßigkeit der Veröffentlichung und für das Vorliegen einer Rechtsgrundlage oder Einwilligung verantwortlich.
• Die Schaltflächen Abbrechen und Veröffentlichen (Veröffentlichen ist erst aktiv, nachdem das Kontrollkästchen aktiviert wurde).

Nach der Bestätigung: Der Artikel wird veröffentlicht, und die Bestätigung wird im Aktivitätsprotokoll (pii_public_ack) mit den erkannten Datentypen erfasst — ohne den PII-Text selbst zu speichern (Privacy-by-Design). Die Bestätigung ist an die aktuelle Version des Artikels gebunden: Wenn Sie den Text anschließend bearbeiten, müssen Sie erneut bestätigen.

Wer bestätigen kann: dieselben Rollen, die veröffentlichen können — Editor und höher im Space des Artikels. Der Organisations-Owner — immer; der Organisations-Admin — in Corporate-Spaces und in privaten Spaces, in denen er Mitglied mit der Rolle Editor oder Admin ist. Das Veröffentlichen aller Artikel einer Quelle in einem Massenvorgang ist nur Owner/Admin vorbehalten.

#Widgets für die öffentliche Wissensdatenbank (Dual-Auth, ADR 0032)

LiKE unterstützt zwei Authentifizierungsmodi für Widgets — die Wahl erfolgt beim Erstellen eines Widgets unter Integrationen → Kanäle → JS Widget:

#Modus 1 — Erlaubte Pfade (für öffentliche Websites)

Ein Widget, das auf der öffentlichen Website des Unternehmens eingebettet ist (eine Landingpage, Marketingseiten, ein Hilfezentrum). Es ist keine Authentifizierung erforderlich — das Widget ist für jeden Besucher verfügbar.

Schutz vor Missbrauch:

• Website-Adressen — wo das Widget funktioniert. Zum Beispiel yoursite.com, docs.yoursite.com (eine Adresse ohne Schema erhält https://). Ein Sternchen wird nicht akzeptiert; Anfragen von anderen Adressen werden abgelehnt.
• Öffentlicher Umbrella-Scope — das Widget hat nur Zugriff auf den __public__-Space + bestimmte Sammlungen aus diesem Space, die bei der Erstellung festgelegt werden.
• Rate-Limit auf dem api-key — Schutz vor Bots.

#Modus 2 — Session-JWT (für eine Corporate-Website mit Authentifizierung)

Ein Widget, das auf dem internen Portal des Unternehmens eingebettet ist, wo Nutzer bereits authentifiziert sind. Das Widget akzeptiert ein Session-JWT und sieht genau das, was dieser Nutzer sieht.

Anwendungsfälle:

• Ein Widget in einem Corporate-Intranet → jeder Mitarbeiter sieht seine eigenen Spaces
• Einbettung in eine SaaS-Anwendung (zum Beispiel in ein CRM) — der Nutzer sieht die Dokumentation für seine Rolle

#Multi-Widget pro Tenant (ADR 0029 Stage 4)

Innerhalb einer Organisation können Sie mehrere Widgets mit unterschiedlichen Scopes erstellen:

• Eines — öffentlich, für die Marketing-Website (erlaubte Pfade)
• Ein anderes — corporate, für das Intranet (Session-JWT)
• Ein drittes — für eine bestimmte Sammlung (zum Beispiel nur die FAQ für das Support-Center)

Jedes Widget hat seinen eigenen api-key, Scope und Authentifizierungsmodus. Details siehe Integrationen und API und Widget.

#Was anonyme Besucher sehen

Die anonyme Suche verwendet standardmäßig ein Client-Fingerprint-Cookie für ein grundlegendes Rate-Limiting, verknüpft die Anfrage jedoch nicht mit einem Nutzerkonto.

#Einzelne Sammlungen ausblenden

In einem Corporate-Space müssen nicht zwangsläufig alle Sammlungen für anonyme Nutzer sichtbar sein. Sie können bestimmte Sammlungen ausblenden:

1. Das Kontextmenü der Sammlung → „Öffentlich machen" / „Intern machen"
2. Der Zustand der Sammlung:
   • inherit — folgt dem nächstgelegenen übergeordneten Ordner mit einem ausdrücklichen Zustand; gibt es keinen solchen — intern (Standard)
   • internal — vor anonymen Nutzern verborgen, für das Team sichtbar
   • public — ausdrücklich öffentlich (nur in einem Corporate-Space, andernfalls gesperrt)

Das bietet Flexibilität: Zum Beispiel können Sie in einem Corporate-Space „Dokumentation" Entwürfe in einer Sammlung Internal Drafts mit publish_state=internal aufbewahren — sie sind für außen unsichtbar, aber für Ihre Editoren verfügbar.

#Einbettung auf einer Website

Die öffentliche Wissensdatenbank kann auf drei Arten in eine Website integriert werden:

Details zu jeder Methode — API und Widget und Integrationen.

#White-Label und eine eigene Domain

Die öffentliche Wissensdatenbank ist unter der Standardadresse slug.lynkora.pro verfügbar. Erweiterte Portal-Funktionen — White-Label (ohne LiKE-Branding) und das Anbinden einer eigenen Domain (Einstellungen → Domain; in Entwicklung) — sind in den Tarifen enthalten, in denen White-Label aktiviert ist. Dafür gibt es kein separates kostenpflichtiges Add-on.

Welche Funktionen in welchen Tarifen und zu welchem Preis verfügbar sind — siehe die Seite Preise und Ihr Admin-Panel.