Admin-Panel → Team — laden Sie Nutzer ein, verwalten Sie Rollen und Spaces.

Das Suchfeld über der Liste findet Personen nach Vorname, Nachname und E-Mail; die Wörter können in beliebiger Reihenfolge eingegeben werden („Schmidt Anna“ findet „Anna Schmidt“). Eine lange Liste lässt sich scrollen, auf dem Smartphone funktioniert die Suche genauso.

#Nutzer einladen

  1. Klicken Sie auf „Einladen"
  2. Geben Sie die E-Mail Ihres Kollegen ein
  3. Wählen Sie eine Organisationsrolle: Admin / Editor / User / Guest (die Rolle bestimmt die Zugriffsstufe)
  4. Wählen Sie im Block „Space-Zugriff" Spaces aus und legen Sie in jedem eine Rolle fest (Admin / Editor / Viewer; für einen Gast nur Viewer). Ohne Auswahl eines Spaces erhält die Person nur Zugriff auf Corporate-Spaces (ein Gast — auf keinen)
  5. Klicken Sie auf „Einladung senden"

Eine Einladung ist 7 Tage lang gültig. Nach der Annahme erstellt der Nutzer ein Passwort (8 bis 64 Zeichen: ein Groß- und ein Kleinbuchstabe, eine Ziffer und eines der Zeichen @ # $ % & * - _ !) und erhält Zugriff auf die ausgewählten Spaces. Hat die eingeladene Person noch kein Konto, erscheint die Einladung direkt nach der Registrierung mit derselben E-Mail-Adresse in ihren Benachrichtigungen.

#Rollen

Owner Admin Editor User Guest
  • Inhaber — einer pro Organisation. Darf alles, in allen Spaces; nur er bezahlt und ändert den Tarif, löscht die Organisation und überträgt die Inhaberschaft. Der Inhaber kann nicht gesperrt oder gelöscht werden.
  • Admin — leitet Team, Spaces, Integrationen und Einstellungen. Verwaltet weder Tarif noch Abrechnung.
  • Bearbeiter — schreibt und bearbeitet Artikel dort, wo er die Space-Rolle Bearbeiter oder Administrator hat; in Corporate-Spaces erhält er die Rolle Bearbeiter automatisch.
  • Benutzer — sucht und liest.
  • Gast — Gastzugriff für externe Teilnehmer: Suche und Lesen in den gewährten Spaces, eigene Lesezeichen und Benachrichtigungen. Das Admin-Panel öffnet sich ihm nicht.

Das sind die Standardrechte. Die vollständige Tabelle „Recht × Rolle“, was festgelegt ist und wie Sie die Rechte an Ihre Organisation anpassen (Einstellungen → Rechteverwaltung; ändern lassen sich die Rechte in einem Tarif, in dem diese Funktion aktiviert ist), finden Sie im Artikel Rollen und Zugriffsrechte.

Sie können innerhalb eines bestimmten Spaces auch mit einer einfachen Organisationsrolle bearbeiten — sofern Ihnen für diesen Space die Rolle Editor/Admin gewährt wurde. Für einen Guest gilt das nicht: Im Space ist er nur Viewer. Details finden Sie unter Rollen und Zugriffsrechte.

#Mitglieder verwalten

#Mitgliedertabelle

Für jedes Mitglied wird Folgendes angezeigt:

  • E-Mail und Name (für Sie selbst — ein Label „Das sind Sie")
  • Organisationsrolle — wird durch Klicken auf die Pill geändert (Admin / Editor / User / Guest); der Owner hat ein „Owner"-Badge
  • Status — Aktiv / Gesperrt
  • Letzte Anmeldung

#Aktionen

  • Rolle ändern — klicken Sie auf die Pill der gewünschten Rolle
  • Spaces — verwalten Sie den Space-Zugriff und die Rolle in jedem (siehe unten)
  • Passwort zurücksetzen — das Mitglied erhält eine E-Mail mit einem Zurücksetzungslink; der Link ist 30 Minuten gültig, das neue Passwort legt das Mitglied selbst fest. Das Passwort wird nicht per E-Mail versendet
  • Sperren / Aktivieren — Zugriff vorübergehend schließen und wiederherstellen (Daten bleiben erhalten)
  • Löschen — aus der Organisation entfernen (mit Bestätigung)

Einschränkungen. Sie können sich selbst, den Owner oder Mitglieder einer gleichen oder höheren Stufe als Ihrer eigenen nicht ändern/sperren/löschen. Für die Zeile des Owners ist nur die Schaltfläche „Spaces" verfügbar.

#Spaces des Nutzers

Die Schaltfläche „Spaces" öffnet den Space-Zugriff eines Mitglieds:

  • Eine Liste der Spaces, in denen es Mitglied ist, und seine Rolle in jedem — Admin / Editor / Viewer
  • Zu Space hinzufügen — aus dem Block „Zu Space hinzufügen"
  • Rolle ändern in einem Space oder es daraus entfernen (das Kreuz)
  • Ein Space ohne weitere Mitglieder ist ein gewöhnlicher privater Space: Der Zugriff wird auf dieselbe Weise gewährt und entzogen
  • Der Organisations-Owner hat die Rolle „Owner" in allen Spaces (Vollzugriff, nicht änderbar)

Die Rolle in einem Space kann von der Organisationsrolle abweichen — Details finden Sie unter Rollen und Zugriffsrechte.

#SSO (Single Sign-On)

Für die Pläne Business und Enterprise: Richten Sie die Unternehmensauthentifizierung über OIDC unter Einstellungen → Sicherheit ein. Sobald SSO aktiviert ist, melden sich Nutzer über ihr Unternehmenskonto an (Google, Azure AD, Okta, Keycloak).

#Sicherheit

  1. Anmeldung per E-Mail + Passwort (oder SSO)
  2. JWT-Tokens mit automatischer Erneuerung
  3. Alle Aktionen werden im Audit-Trail protokolliert
  4. Gesperrte Nutzer können sich nicht anmelden
  5. Die Daten jeder Organisation sind von anderen isoliert