Admin-Panel → Team — laden Sie Nutzer ein, verwalten Sie Rollen und Spaces.
#Nutzer einladen
- Klicken Sie auf „Einladen"
- Geben Sie die E-Mail Ihres Kollegen ein
- Wählen Sie eine Organisationsrolle: Admin / Editor / User / Guest (die Rolle bestimmt die Zugriffsstufe)
- Wählen Sie im Block „Space-Zugriff" Spaces aus und legen Sie in jedem eine Rolle fest (Admin / Editor / Viewer). Ohne Auswahl eines Spaces erhält die Person nur Zugriff auf ihren persönlichen Space (als Gast)
- Klicken Sie auf „Einladung senden"
Eine Einladung ist 7 Tage lang gültig. Nach der Annahme erstellt der Nutzer ein Passwort und erhält Zugriff auf die ausgewählten Spaces.
#Rollen
| Fähigkeit | Owner | Admin | Editor | User / Guest |
|---|---|---|---|---|
| KI-Suche | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Artikel ansehen | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Artikel erstellen/bearbeiten | Ja | Ja | Ja | — |
| Dateien importieren | Ja | Ja | Ja | — |
| Team-Verwaltung | Ja | Ja | — | — |
| Space-Verwaltung | Ja | Ja | — | — |
| Integrationen und Einstellungen | Ja | Ja | — | — |
| Spaces löschen | Ja | Ja | — | — |
| Plan und Abrechnung | Ja | — | — | — |
| Organisation löschen | Ja | — | — | — |
- Owner — einer pro Organisation. Vollzugriff, einschließlich Abrechnung und Kontolöschung; Vollzugriff auf alle Spaces. Der Owner kann nicht gesperrt oder gelöscht werden.
- Admin — verwaltet Inhalte, das Team, Spaces und Integrationen. Kann den Plan nicht ändern.
- Editor — Erstellen und Bearbeiten von Artikeln, Import (Analytik — ab der Admin-Ebene).
- User — nur Suche und Lesen.
- Guest — Gastzugriff für externe Teilnehmer: Suche und Lesen in den gewährten Spaces.
Sie können innerhalb eines bestimmten Spaces auch mit einer einfachen Organisationsrolle bearbeiten — sofern Ihnen für diesen Space die Rolle Editor/Admin gewährt wurde. Details finden Sie unter Rollen und Zugriffsrechte.
#Mitglieder verwalten
#Mitgliedertabelle
Für jedes Mitglied wird Folgendes angezeigt:
- E-Mail und Name (für Sie selbst — ein Label „Das sind Sie")
- Organisationsrolle — wird durch Klicken auf die Pill geändert (Admin / Editor / User / Guest); der Owner hat ein „Owner"-Badge
- Status — Aktiv / Gesperrt
- Letzte Anmeldung
#Aktionen
- Rolle ändern — klicken Sie auf die Pill der gewünschten Rolle
- Spaces — verwalten Sie den Space-Zugriff und die Rolle in jedem (siehe unten)
- Passwort zurücksetzen — das Mitglied erhält eine E-Mail mit einem Zurücksetzungslink. Das Passwort wird nicht per E-Mail versendet
- Sperren / Aktivieren — Zugriff vorübergehend schließen und wiederherstellen (Daten bleiben erhalten)
- Löschen — aus der Organisation entfernen (mit Bestätigung)
Einschränkungen. Sie können sich selbst, den Owner oder Mitglieder einer gleichen oder höheren Stufe als Ihrer eigenen nicht ändern/sperren/löschen. Für die Zeile des Owners ist nur die Schaltfläche „Spaces" verfügbar.
#Spaces des Nutzers
Die Schaltfläche „Spaces" öffnet den Space-Zugriff eines Mitglieds:
- Eine Liste der Spaces, in denen es Mitglied ist, und seine Rolle in jedem — Admin / Editor / Viewer
- Zu Space hinzufügen — aus dem Block „Zu Space hinzufügen"
- Rolle ändern in einem Space oder es daraus entfernen (das Kreuz)
- Der persönliche Space des Mitglieds ist mit „PERSÖNLICH" markiert und hier nicht bearbeitbar
- Der Organisations-Owner hat die Rolle „Owner" in allen Spaces (Vollzugriff, nicht änderbar)
Die Rolle in einem Space kann von der Organisationsrolle abweichen — Details finden Sie unter Rollen und Zugriffsrechte.
#SSO (Single Sign-On)
Für die Pläne Business und Enterprise: Richten Sie die Unternehmensauthentifizierung über OIDC unter Einstellungen → Sicherheit ein. Sobald SSO aktiviert ist, melden sich Nutzer über ihr Unternehmenskonto an (Google, Azure AD, Okta, Keycloak).
#Sicherheit
- Anmeldung per E-Mail + Passwort (oder SSO)
- JWT-Tokens mit automatischer Erneuerung
- Alle Aktionen werden im Audit-Trail protokolliert
- Gesperrte Nutzer können sich nicht anmelden
- Die Daten jeder Organisation sind von anderen isoliert