Pannello di amministrazione → Team — inviti utenti, gestisca ruoli e spazi.

Il campo di ricerca sopra l'elenco trova le persone per nome, cognome ed e-mail; le parole si possono digitare in qualsiasi ordine («Rossi Anna» trova «Anna Rossi»). Un elenco lungo scorre e sul telefono la ricerca funziona allo stesso modo.

#Invitare gli utenti

  1. Faccia clic su "Invita"
  2. Inserisca l'email del Suo collega
  3. Scelga un ruolo dell'organizzazione: Admin / Editor / User / Guest (il ruolo determina il livello di accesso)
  4. Nel blocco "Accesso agli spazi", selezioni gli spazi e imposti un ruolo in ciascuno (Admin / Editor / Viewer; a un ospite — solo Viewer). Senza selezionare alcuno spazio, la persona ottiene accesso solo agli spazi aziendali (un ospite — a nessuno)
  5. Faccia clic su "Invia invito"

Un invito è valido per 7 giorni. Dopo l'accettazione, l'utente crea una password (da 8 a 64 caratteri: una lettera maiuscola e una minuscola, una cifra e uno dei simboli @ # $ % & * - _ !) e ottiene l'accesso agli spazi selezionati. Se la persona invitata non ha ancora un account, l'invito comparirà nelle sue notifiche subito dopo la registrazione con la stessa email.

#Ruoli

Owner Admin Editor User Guest
  • Proprietario — uno per organizzazione. Può fare tutto, in tutti gli spazi; solo lui paga e cambia il piano, elimina l'organizzazione e trasferisce la proprietà. Il proprietario non può essere sospeso né eliminato.
  • Amministratore — gestisce il team, gli spazi, le integrazioni e le impostazioni. Non gestisce il piano e il pagamento.
  • Editore — scrive e modifica articoli dove ha il ruolo Editore o Amministratore dello spazio; negli spazi aziendali riceve automaticamente il ruolo Editore.
  • Utente — cerca e legge.
  • Ospite — accesso ospite per partecipanti esterni: ricerca e lettura negli spazi assegnati, i propri preferiti e le notifiche. Il pannello di amministrazione non gli si apre.

Questi sono i permessi predefiniti. La tabella completa «permesso × ruolo», cosa è fisso e come adattare i permessi alla Sua organizzazione (Impostazioni → Gestione permessi; i permessi si possono modificare con un piano in cui questa funzione è attiva) sono nell'articolo Ruoli e diritti di accesso.

Può modificare all'interno di uno spazio specifico anche con un ruolo di base dell'organizzazione — se Le è stato concesso il ruolo Editor/Admin per quello spazio. Al Guest no: nello spazio è solo Viewer. Veda i dettagli in Ruoli e diritti di accesso.

#Gestire i membri

#Tabella dei membri

Per ogni membro viene mostrato quanto segue:

  • Email e nome (per Lei stesso — un'etichetta "Questo è Lei")
  • Ruolo dell'organizzazione — modificato facendo clic sulla pillola (Admin / Editor / User / Guest); l'owner ha un badge "Owner"
  • Stato — Attivo / Sospeso
  • Ultimo accesso

#Azioni

  • Cambia ruolo — faccia clic sulla pillola del ruolo desiderato
  • Spazi — gestisca l'accesso agli spazi e il ruolo in ciascuno (veda sotto)
  • Reimposta password — il membro riceve un'email con un link di reimpostazione; il link è valido 30 minuti e il membro imposta da sé la nuova password. La password non viene inviata per email
  • Sospendi / Attiva — chiuda temporaneamente l'accesso e lo ripristini (i dati vengono conservati)
  • Elimina — rimuova dall'organizzazione (con conferma)

Restrizioni. Non può cambiare/sospendere/eliminare Lei stesso, l'Owner, o membri di livello pari o superiore al Suo. Per la riga dell'owner, è disponibile solo il pulsante "Spazi".

#Gli spazi dell'utente

Il pulsante "Spazi" apre l'accesso agli spazi di un membro:

  • Un elenco degli spazi di cui è membro, e il suo ruolo in ciascuno — Admin / Editor / Viewer
  • Aggiungi allo spazio — dal blocco "Aggiungi allo spazio"
  • Cambia ruolo in uno spazio o rimuovilo da esso (la croce)
  • Uno spazio senza altri membri è un normale spazio privato: l'accesso si concede e si revoca allo stesso modo
  • L'Owner dell'organizzazione ha il ruolo "Owner" in tutti gli spazi (accesso completo, non modificabile)

Il ruolo in uno spazio può differire dal ruolo dell'organizzazione — veda i dettagli in Ruoli e diritti di accesso.

#SSO (Single Sign-On)

Per i piani Business e Enterprise: configuri l'autenticazione aziendale tramite OIDC in Impostazioni → Sicurezza. Una volta abilitato l'SSO, gli utenti accedono tramite il loro account aziendale (Google, Azure AD, Okta, Keycloak).

#Sicurezza

  1. Accesso tramite email + password (o SSO)
  2. Token JWT con refresh automatico
  3. Tutte le azioni sono registrate nel registro di audit
  4. Gli utenti sospesi non possono accedere
  5. I dati di ogni organizzazione sono isolati dagli altri