Panel de administración → Equipo — invite usuarios, gestione roles y espacios.
El campo de búsqueda sobre la lista encuentra personas por nombre, apellido y correo; las palabras pueden escribirse en cualquier orden («García Ana» encuentra «Ana García»). Una lista larga se desplaza, y en el móvil la búsqueda funciona igual.
#Invitar usuarios
- Haga clic en «Invitar»
- Introduzca el email de su colega
- Elija un rol de organización: Admin / Editor / User / Guest (el rol determina el nivel de acceso)
- En el bloque «Acceso a espacios», seleccione espacios y establezca un rol en cada uno (Admin / Editor / Viewer; a un invitado, solo Viewer). Sin seleccionar ningún espacio, la persona solo obtiene acceso a los espacios corporativos (un invitado — a ninguno)
- Haga clic en «Enviar invitación»
Una invitación es válida durante 7 días. Tras aceptarla, el usuario crea una contraseña (de 8 a 64 caracteres: una letra mayúscula y una minúscula, un número y uno de los signos @ # $ % & * - _ !) y obtiene acceso a los espacios seleccionados. Si la persona invitada aún no tiene cuenta, la invitación aparecerá en sus notificaciones justo después de registrarse con ese mismo email.
#Roles
- Propietario — uno por organización. Puede hacerlo todo, en todos los espacios; solo él paga y cambia el plan, elimina la organización y transfiere la propiedad. El propietario no puede ser suspendido ni eliminado.
- Administrador — gestiona el equipo, los espacios, las integraciones y los ajustes. No gestiona el plan ni la facturación.
- Editor — escribe y edita artículos allí donde tiene el rol de espacio Editor o Administrador; en los espacios corporativos obtiene el rol Editor automáticamente.
- Usuario — busca y lee.
- Invitado — acceso de invitado para participantes externos: búsqueda y lectura en los espacios concedidos, sus propios favoritos y notificaciones. No se le abre el panel de administración.
Estos son los permisos predeterminados. La tabla completa «permiso × rol», qué es fijo y cómo personalizar los permisos para su organización (Configuración → Gestión de permisos; los permisos se pueden cambiar en un plan que tenga activada esta función) — en el artículo Roles y derechos de acceso.
Puede editar dentro de un espacio concreto incluso con un rol de organización básico — si se le ha concedido el rol de Editor/Admin para ese espacio. Al Guest, no: en un espacio solo es Viewer. Consulte los detalles en Roles y derechos de acceso.
#Gestión de miembros
#Tabla de miembros
Para cada miembro se muestra lo siguiente:
- Email y nombre (para usted mismo — una etiqueta «Este es usted»)
- Rol de organización — se cambia haciendo clic en la etiqueta (Admin / Editor / User / Guest); el owner tiene un distintivo «Owner»
- Estado — Activo / Suspendido
- Último inicio de sesión
#Acciones
- Cambiar rol — haga clic en la etiqueta del rol deseado
- Espacios — gestione el acceso a los espacios y el rol en cada uno (véase más abajo)
- Restablecer contraseña — el miembro recibe un correo con un enlace de restablecimiento; el enlace es válido durante 30 minutos y el miembro establece la nueva contraseña por sí mismo. La contraseña no se envía por correo
- Suspender / Activar — cerrar el acceso temporalmente y restaurarlo (los datos se conservan)
- Eliminar — quitar de la organización (con confirmación)
Restricciones. No puede cambiar/suspender/eliminarse a sí mismo, al Owner ni a miembros de un nivel igual o superior al suyo. Para la fila del owner, solo está disponible el botón «Espacios».
#Espacios del usuario
El botón «Espacios» abre el acceso a espacios de un miembro:
- Una lista de los espacios en los que es miembro y su rol en cada uno — Admin / Editor / Viewer
- Añadir al espacio — desde el bloque «Añadir al espacio»
- Cambiar el rol en un espacio o quitarlo de él (la cruz)
- Un espacio sin otros miembros es un espacio privado normal: el acceso se concede y se revoca de la misma forma
- El Owner de la organización tiene el rol «Owner» en todos los espacios (acceso total, no modificable)
El rol en un espacio puede diferir del rol de organización — consulte los detalles en Roles y derechos de acceso.
#SSO (Single Sign-On)
Para los planes Business y Enterprise: configure la autenticación corporativa mediante OIDC en Ajustes → Seguridad. Una vez habilitado el SSO, los usuarios inician sesión a través de su cuenta corporativa (Google, Azure AD, Okta, Keycloak).
#Seguridad
- Inicio de sesión por email + contraseña (o SSO)
- Tokens JWT con renovación automática
- Todas las acciones se registran en el registro de auditoría
- Los usuarios suspendidos no pueden iniciar sesión
- Los datos de cada organización están aislados de los demás