Papelera

Cuando elimina un artículo o una colección, no desaparecen de inmediato. Primero van a la Papelera, donde se conservan durante un tiempo limitado (depende de su plan). Durante este periodo puede restaurar con un clic algo eliminado por accidente o, por el contrario, borrarlo todo de forma permanente.

Los espacios eliminados no van a la papelera: se conservan 30 días en la sección «Espacios eliminados» de la página Configuración → Espacios (más detalles en el artículo Espacios).

La Papelera lo protege de errores «fatales» como «elegí la carpeta equivocada y pulsé Eliminar» y, al mismo tiempo, ofrece al administrador un único punto para la limpieza final de la organización.

#Dónde abrirla

Menú izquierdo → Papelera (el icono de papelera en la parte inferior de la navegación).

La insignia a la derecha del elemento muestra cuántos objetos hay actualmente en la papelera.

Quién puede ver la sección:

• Propietario de la organización: los artículos y colecciones eliminados de todos los espacios; Administrador de la organización: de los espacios corporativos y de los privados de los que es miembro (los espacios eliminados están en Configuración → Espacios)
• Editor o Administrador del espacio (con cualquier rol en la organización salvo Invitado): los artículos y colecciones eliminados de los espacios donde tiene ese rol
• Invitado y quienes no tienen el rol Editor o Administrador en ningún espacio: la sección está oculta

#Qué va a la papelera

Eliminar cualquiera de los dos tipos de objeto es un borrado lógico (soft-delete): el registro permanece en la base de datos con una marca deleted_at, pero se oculta a los usuarios y a la búsqueda con IA. Restaurar devuelve el objeto «tal como estaba».

La eliminación es en cascada: si elimina una colección superior, todas las colecciones y artículos anidados se mueven a la papelera junto con ella.

#Periodo de retención por plan

Cuánto tiempo permanece un objeto en la papelera antes de su eliminación permanente lo determina su plan:

Una vez que expira el periodo, un proceso en segundo plano borra permanentemente el objeto de la base de datos, junto con sus chunks, embeddings y la caché de respuestas de IA asociados. Ya no se puede restaurar.

Sugerencia. Si por motivos de cumplimiento necesita hacer un borrado definitivo de un objeto de inmediato, use «Eliminar permanentemente» manualmente en lugar de esperar al cron.

#Cómo se ve un elemento de la papelera

Cada fila de la papelera es una tarjeta con el tipo de objeto, el nombre, una breve descripción, quién la eliminó y cuándo, el tiempo restante y los botones de acción:

Indicadores de color del tiempo restante:

• Verde: aún queda más de la mitad del periodo por delante
• Amarillo: queda menos del 30 % del periodo (hora de decidir: restaurar o eliminar permanentemente)
• Rojo: quedan 1–2 días hasta la eliminación permanente

#Acciones sobre un único objeto

#Restaurar

Tras la restauración, las marcas deleted_at y deletion_scheduled_at del objeto se borran: vuelve a estar disponible en la interfaz normal y aparece en la búsqueda.

#Eliminar permanentemente

Eliminación irreversible ahora mismo, evitando la retención. Aparece una confirmación con una advertencia explícita de que «esta acción es irreversible». Úsela solo si está seguro: no se puede deshacer.

#Vista previa (solo artículos)

Abre una miniatura con el título y los primeros 800 caracteres del contenido. Es una forma rápida de recordar qué hay dentro sin restaurar el artículo.

#Filtros y búsqueda

En la parte superior de la página hay una barra de filtros:

• Tipo: artículos, colecciones o todo junto
• Búsqueda: por nombre (sin distinguir mayúsculas de minúsculas)
• Solo los míos: objetos eliminados por usted personalmente
• Periodo: un rango de fechas de eliminación (desde/hasta)
• Paginación: hasta 50 elementos por página

#Operaciones por lotes

Marque las casillas de varias tarjetas: aparece una barra de acciones por lotes en la parte inferior:

Aparte, en la esquina superior derecha de la página hay un botón «Vaciar papelera»: borra de forma permanente los artículos y colecciones eliminados de los espacios en los que usted es administrador de espacio (puede restringirlo a un tipo seleccionado, p. ej., «solo artículos»). Esta acción requiere confirmación. El contenido de los espacios eliminados no se muestra en la papelera, y «Vaciar papelera» no lo afecta.

#Qué ocurre con la búsqueda y la IA mientras un objeto está en la papelera

Mientras un artículo está entre deleted_at y deletion_scheduled_at:

• En los resultados de búsqueda normales y en las respuestas de IA para los usuarios, el contenido eliminado no se muestra
• Los embeddings y las respuestas de IA en caché permanecen intactos en la base de datos
• La IA puede citar un artículo eliminado en las respuestas desde la caché, si la misma pregunta se formuló antes de la eliminación y la respuesta se almacenó en caché

Es una compensación deliberada: permitimos «deshacer» una eliminación sin una reindexación completa de la organización (que es lenta y costosa), mientras que la limpieza de la búsqueda pública se garantiza con el filtro deleted_at IS NULL a nivel de la consulta SQL.

Si necesita purgar de inmediato un artículo de la caché, use «Eliminar permanentemente»: el cron eliminará inmediatamente tanto los embeddings como los registros de caché asociados.

#Privacidad y acceso

• El Propietario ve toda la papelera; un Administrador ve todo excepto los espacios privados de los que no es miembro
• El Editor del espacio ve solo los objetos de los espacios donde tiene el rol Editor o Administrador; el Invitado y quienes no tienen ese rol en ningún espacio no ven la papelera. Los espacios de otros no se muestran en absoluto
• Espacio privado: un compañero que no es miembro no ve ni el espacio ni sus elementos eliminados

Es el mismo modelo de privacidad que en la interfaz principal: la papelera no lo rompe.

#Quién puede eliminar y restaurar qué

Las acciones con la papelera las decide el rol en el espacio del objeto (Administrador de espacio / Editor / Lector). El rol en la organización importa porque el Propietario es administrador en cada espacio y el Invitado nunca pasa de Lector. Las columnas de la tabla son el rol en el espacio del objeto (la última, Administrador o Propietario de la organización):

Reglas clave:

• Un Editor puede enviar a la papelera y restaurar, pero «eliminar permanentemente» artículos y colecciones está limitado a Administrador de espacio (y superior). Es una salvaguarda frente a la pérdida accidental de datos por parte de un empleado normal.
• Los espacios son la operación más potente: el Propietario de la organización puede eliminar, restaurar y eliminar permanentemente cualquier espacio; un Administrador de la organización, los corporativos y los privados de los que es miembro con el rol de administrador. Un Administrador de espacio de un único espacio no puede eliminar el propio espacio. Los espacios eliminados se restauran y se eliminan permanentemente en Configuración → Espacios, no en la papelera.
• El Lector del espacio y el Invitado no ven la papelera de ese espacio, y no pueden eliminar ni restaurar nada. Un Usuario de la organización con el rol Editor o Administrador en un espacio sí ve la papelera de ese espacio.
• Un espacio privado lo elimina el Propietario de la organización o un Administrador de la organización que sea miembro de él con el rol de administrador.

Importante sobre la restauración entre espacios. Si restaura un artículo en un espacio diferente (p. ej., el original se eliminó), debe tener al menos el rol de Editor en el espacio de destino; de lo contrario, la restauración se rechazará con un error INSUFFICIENT_PERMISSIONS.

#Secciones relacionadas

• Registro de auditoría: los eventos trashed / restored / permanently_deleted se registran allí con el iniciador y la hora
• Gestión de artículos: aquí es donde ocurre la eliminación normal que envía un artículo a la papelera
• Espacios: un espacio eliminado se conserva con su contenido 30 días en Configuración → Espacios, no en la papelera