Papierkorb

Wenn Sie einen Artikel, eine Sammlung oder einen ganzen Space löschen, verschwinden diese nicht sofort. Zuerst gelangen sie in den Papierkorb, wo sie für begrenzte Zeit aufbewahrt werden (abhängig von Ihrem Tarif). Während dieser Zeit können Sie versehentlich Gelöschtes mit einem Klick wiederherstellen oder umgekehrt alles endgültig löschen.

Der Papierkorb schützt Sie vor „fatalen" Fehlern wie „den falschen Ordner ausgewählt und Löschen gedrückt" und gibt dem Admin zugleich einen zentralen Punkt für die endgültige Bereinigung der Organisation.

#Wo Sie ihn öffnen

Linkes Menü → Papierkorb (das Papierkorb-Symbol am unteren Rand der Navigation).

Das Badge rechts neben dem Eintrag zeigt, wie viele Objekte sich derzeit im Papierkorb befinden.

Wer den Bereich sehen kann:

• Organisations-Owner / -Admin — den gesamten Papierkorb (Artikel + Sammlungen + Spaces)
• Editor — nur gelöschte Artikel aus den eigenen Spaces
• User und Guest — der Bereich ist ausgeblendet

#Was in den Papierkorb gelangt

Das Löschen jedes der drei Objekttypen ist ein Soft-Delete: Der Datensatz bleibt mit einer deleted_at-Markierung in der Datenbank, ist aber vor Nutzern und der KI-Suche verborgen. Beim Wiederherstellen kommt das Objekt „so wie es war" zurück.

Das Löschen erfolgt kaskadierend: Wenn Sie eine übergeordnete Sammlung löschen, werden alle verschachtelten Sammlungen und Artikel mit ihr in den Papierkorb verschoben.

#Aufbewahrungsfrist je nach Tarif

Wie lange ein Objekt vor dem endgültigen Löschen im Papierkorb bleibt, wird durch Ihren Tarif bestimmt:

Nach Ablauf der Frist löscht ein Hintergrundprozess das Objekt endgültig aus der Datenbank — zusammen mit den zugehörigen Chunks, Embeddings und dem KI-Antwort-Cache. Es kann nicht mehr wiederhergestellt werden.

Tipp. Wenn Sie aus Compliance-Gründen ein Objekt sofort endgültig löschen müssen, verwenden Sie „Endgültig löschen" manuell, statt auf den Cron zu warten.

#Wie ein Papierkorb-Eintrag aussieht

Jede Papierkorb-Zeile ist eine Karte mit dem Objekttyp, dem Namen, einer kurzen Beschreibung, wer es wann gelöscht hat, der verbleibenden Zeit und Aktionsschaltflächen:

Farbindikatoren der verbleibenden Zeit:

• 🟢 Grün — mehr als die Hälfte der Frist liegt noch vor Ihnen
• 🟡 Gelb — weniger als 30 % der Frist übrig (Zeit zu entscheiden: wiederherstellen oder endgültig löschen)
• 🔴 Rot — 1–2 Tage bis zum endgültigen Löschen

#Aktionen an einem einzelnen Objekt

#Wiederherstellen

Nach der Wiederherstellung werden die Markierungen deleted_at und deletion_scheduled_at des Objekts gelöscht — es ist wieder in der normalen Oberfläche verfügbar und erscheint in der Suche.

#Endgültig löschen

Unwiderrufliches Löschen sofort, unter Umgehung der Aufbewahrung. Es erscheint eine Bestätigung mit einer ausdrücklichen Warnung, dass „diese Aktion unwiderruflich ist". Verwenden Sie sie nur, wenn Sie sicher sind — sie kann nicht rückgängig gemacht werden.

#Vorschau (nur Artikel)

Öffnet eine Miniaturansicht mit dem Titel und den ersten 800 Zeichen des Inhalts. Eine schnelle Möglichkeit, sich zu erinnern, was drin ist, ohne den Artikel wiederherzustellen.

#Filter und Suche

Am oberen Rand der Seite befindet sich eine Filterleiste:

• Typ — Artikel, Sammlungen, Spaces oder alle zusammen
• Suche — nach Namen (ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung)
• Nur meine — von Ihnen persönlich gelöschte Objekte
• Zeitraum — ein Bereich von Löschdaten (von/bis)
• Paginierung — bis zu 50 Einträge pro Seite

#Massenvorgänge

Markieren Sie die Kontrollkästchen mehrerer Karten — am unteren Rand erscheint eine Sammelaktionsleiste:

Separat gibt es in der oberen rechten Ecke der Seite eine Schaltfläche „Papierkorb leeren" — sie löscht alles endgültig (Sie können sie auf einen ausgewählten Typ beschränken, z. B. „nur Artikel"). Diese Aktion erfordert eine doppelte Bestätigung mit einer eingegebenen Phrase.

#Was mit Suche und KI geschieht, während ein Objekt im Papierkorb ist

Während sich ein Artikel zwischen deleted_at und deletion_scheduled_at befindet:

• In normalen Suchergebnissen und KI-Antworten für Nutzer wird der gelöschte Inhalt nicht angezeigt
• Embeddings und zwischengespeicherte KI-Antworten bleiben in der Datenbank unangetastet
• Die KI kann einen gelöschten Artikel in Antworten aus dem Cache zitieren — wenn dieselbe Frage vor dem Löschen gestellt und die Antwort zwischengespeichert wurde

Dies ist ein bewusster Kompromiss: Wir erlauben das „Rückgängigmachen" eines Löschvorgangs ohne eine vollständige Neuindexierung der Organisation (die langsam und teuer ist), während die Sauberkeit der öffentlichen Suche durch den Filter deleted_at IS NULL auf Ebene der SQL-Abfrage sichergestellt wird.

Wenn Sie einen Artikel sofort aus dem Cache entfernen müssen, verwenden Sie „Endgültig löschen": Der Cron entfernt dann sofort sowohl die Embeddings als auch die zugehörigen Cache-Einträge.

#Datenschutz und Zugriff

• Organisations-Owner / -Admin sehen den gesamten Papierkorb, außer dem Inhalt der persönlichen Spaces anderer Nutzer
• Editor sieht nur Objekte aus Spaces, in denen er Mitglied ist; User und Guest sehen den Papierkorb nicht. Die Spaces anderer werden überhaupt nicht angezeigt
• Persönlicher Space — selbst ein globaler Admin kann den Inhalt der persönlichen Spaces anderer Nutzer nicht sehen (einschließlich gelöschter Elemente)

Dies ist dasselbe Datenschutzmodell wie in der Hauptoberfläche — der Papierkorb durchbricht es nicht.

#Wer was löschen und wiederherstellen kann

Die Aktionsrechte setzen sich aus zwei Ebenen zusammen: der Organisationsrolle (Owner / Admin / Editor / User / Guest) und der Rolle in einem bestimmten Space (Space Admin / Editor / Viewer). Für die meisten Aktionen werden beide geprüft.

Grundregeln:

• Ein Editor kann in den Papierkorb verschieben und wiederherstellen, aber das „endgültige Löschen" von Artikeln und Sammlungen ist auf Space Admin (und höher) beschränkt. Dies ist ein Schutz vor versehentlichem Datenverlust durch einen regulären Mitarbeiter.
• Spaces sind der mächtigste Vorgang: Nur ein Organisations-Owner / -Admin kann sie löschen, wiederherstellen und endgültig löschen. Ein Space-Admin eines einzelnen Space kann den Space nicht selbst löschen.
• User und Guest sehen den Papierkorb überhaupt nicht — und können nichts löschen oder wiederherstellen.
• Ein persönlicher Space wird nur von seinem Eigentümer gelöscht (oder wenn der Nutzer selbst gelöscht wird).

Wichtig zur spaceübergreifenden Wiederherstellung. Wenn Sie einen Artikel in einen anderen Space wiederherstellen (z. B. wurde das Original gelöscht), müssen Sie mindestens die Rolle Editor im Ziel-Space haben — andernfalls wird die Wiederherstellung mit einem INSUFFICIENT_PERMISSIONS-Fehler abgelehnt.

#Verwandte Bereiche

• Audit-Log — die Ereignisse trashed / restored / permanently_deleted werden dort mit Initiator und Zeit protokolliert
• Artikelverwaltung — hier geschieht das normale Löschen, das einen Artikel in den Papierkorb verschiebt
• Spaces — das Löschen eines Space verschiebt seinen gesamten Inhalt kaskadierend in den Papierkorb