Was eine Person in LiKE tun kann, entscheiden zwei Rollen, nicht eine:
Die Stellung im Team insgesamt: Personen, Spaces, Integrationen, Einstellungen, Abrechnung.
Was sich mit dem Inhalt eines bestimmten Spaces tun lässt: lesen, bearbeiten, Fragen klären, seine Mitglieder verwalten.
Dieselbe Person kann in der Organisation Benutzer sein, im Space „Marketing“ Administrator und in „Entwicklung“ Leser. Die Rolle „Benutzer“ in der Organisation bedeutet nicht „kann nicht bearbeiten“ — über den Inhalt eines Spaces entscheidet allein die Rolle in diesem Space.
Es gibt noch eine dritte Bedingung — den Tarif: Eine Aktion funktioniert nur, wenn sowohl die Rolle als auch der Tarif der Organisation sie erlauben. Ein Recht schaltet keine Funktion frei, die im Tarif nicht enthalten ist.
#Organisationsrolle
| Rolle | Kurz (Standardrechte) |
|---|---|
| Inhaber | Einer pro Organisation. Darf alles, in allen Spaces — in jedem ist er Administrator. Nur er bezahlt und ändert den Tarif, löscht die Organisation, überträgt die Inhaberschaft, legt Sicherheitslimits fest, verbindet und entfernt SSO. |
| Admin | Leitet die Organisation: lädt Personen ein und entfernt sie, ändert ihre Rollen, erstellt und konfiguriert Spaces, verbindet Integrationen, Widgets und API-Schlüssel, sieht das Audit-Log ein. Arbeitet in Corporate-Spaces und in den privaten Spaces, in denen er Mitglied ist. Bezahlt nicht, löscht die Organisation nicht, verbindet kein SSO (die Einstellungen eines bereits verbundenen SSO kann er ändern). |
| Bearbeiter | Schreibt und bearbeitet Artikel dort, wo er die Space-Rolle Bearbeiter oder Administrator hat: In Corporate-Spaces erhält er sie automatisch (Bearbeiter), zu privaten Spaces muss er hinzugefügt werden. Speichert eigene Artikelvorlagen und markiert eine Suchantwort als veraltet. |
| Benutzer | Sucht und liest. In Corporate-Spaces ist er standardmäßig Leser, in private Spaces gelangt er nur per Einladung. Bearbeiten kann er dort, wo ihm die Space-Rolle Bearbeiter oder Administrator zugewiesen wurde. |
| Gast | Für externe und temporäre Teilnehmer. Sucht und liest nur in den Spaces, in die er eingeladen wurde: Corporate-Spaces sind ihm standardmäßig nicht geöffnet. Führt eigene Lesezeichen und erhält Benachrichtigungen. Mehr nicht — Details im Abschnitt „Was festgelegt ist“. Das Admin-Panel öffnet sich ihm nicht. |
#Space-Rolle
Wird in jedem Space separat vergeben.
| Space-Rolle | Kurz (Standardrechte) |
|---|---|
| Administrator | Alles, was ein Bearbeiter darf, dazu die Space-Mitglieder (hinzufügen, entfernen, Rolle ändern), endgültiges Löschen aus dem Papierkorb und erneutes Verarbeiten eines Artikels für die Suche. |
| Bearbeiter | Artikel und Ordner, Import, Hochladen von Dateien in Artikel, Wiederherstellen aus dem Papierkorb, Export eines Ordners, öffentliche Links, Freigabe, AI-Chat, Bearbeitung von Fragen und Lücken in diesem Space. |
| Leser | Liest und sucht, exportiert einen Artikel, kommentiert, lädt Kollegen zu einem Artikel ein. |
| Zugriff blockiert | Ein ausdrücklicher Entzug des Zugriffs auf einen Corporate-Space für eine bestimmte Person (siehe „Sonderfälle“). |
Woher die Space-Rolle kommt:
- Der Inhaber der Organisation ist in jedem ihrer Spaces Administrator; das lässt sich ihm nicht entziehen.
- Die Person wurde zum Space hinzugefügt — es gilt die zugewiesene Rolle; „Zugriff blockiert“ sperrt den Space vollständig.
- Nicht hinzugefügt, und der Space ist ein Corporate-Space — die Rolle ergibt sich aus der Organisationsrolle: Admin → Administrator, Bearbeiter → Bearbeiter, Benutzer → Leser, Gast → kein Zugriff.
- Nicht hinzugefügt, und der Space ist privat — kein Zugriff, auch nicht für den Admin der Organisation.
- Ein Gast ist im Space nie höher als Leser, welche Rolle ihm auch zugewiesen wird.
#Wie sich Rollen kombinieren
Jedes Recht gehört zu einer von zwei Achsen — auf dem Bildschirm „Rechteverwaltung“ sind das die Tabs „In der Organisation“ und „In einem Space“:
- Über Rechte in der Organisation (Team, Spaces erstellen, Integrationen, Vorlagen, Sicherheit, Abrechnung) entscheidet die Organisationsrolle.
- Über Rechte im Space (Artikel, Ordner, Papierkorb, Export, Kommentare, AI-Chat, Fragen) entscheidet die Rolle in dem Space, in dem der Artikel oder Ordner liegt. Für einen Artikel außerhalb von Ordnern ergibt sich die Rolle aus der Organisationsrolle — genauso wie in einem Corporate-Space.
- Über beiden Achsen gilt: Der Inhaber darf alles, ein Gast darf nur lesen und suchen.
- Kein Zugriff auf den Space — Sie sehen eine Meldung, dass kein Zugriff besteht (wir geben nicht einmal preis, dass fremde Inhalte existieren).
- Ein Benutzer der Organisation mit der Rolle Bearbeiter im Space bearbeitet die Artikel dieses Spaces vollständig.
- Ein Bearbeiter der Organisation mit der Rolle Leser oder „Zugriff blockiert“ im Space kann dort nicht bearbeiten: Die Organisationsrolle überschreibt die Space-Rolle nicht.
- Ein Admin der Organisation bearbeitet in jedem Corporate-Space, auch wenn er dort nicht hinzugefügt wurde; in einem privaten — nur als dessen Mitglied.
#Standardrechte
Die Tabellen unten zeigen jedes Recht so, wie es standardmäßig gilt — mit denselben Bezeichnungen wie auf dem Bildschirm „Rechteverwaltung“. Die Standardwerte legt die Plattform fest, und das LiKE-Team kann sie ändern — auf einmal für alle Organisationen, die dieses Recht nicht selbst angepasst haben; gesperrte Zellen ändern sich dabei nicht. Die tatsächlichen Werte Ihrer Organisation sehen Sie auf dem Bildschirm „Rechteverwaltung“.
- ja / nein — ob die Rolle das Recht standardmäßig hat;
- kursiv — fest: Auf dem Bildschirm hat eine solche Zelle ein Schloss und lässt sich nicht ändern;
- nicht anpassbar — das Recht ist auf dem Bildschirm sichtbar, es gilt aber vorerst nur der Standardwert;
- Ab Tarif — ab welchem Tarif die Aktion selbst funktioniert; „alle“ — in allen Tarifen.
#In der Organisation
| Recht | Inhaber | Admin | Bearbeiter | Benutzer | Gast | Ab Tarif |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Team | ||||||
| Ins Team einladen — Einladungen an neue Mitglieder senden | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Mitglieder verwalten — Mitglieder sperren, entfernen, Passwort zurücksetzen | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Rollen ändern — Teamrolle zuweisen – nicht höher als die eigene | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Inhaberschaft übertragen — Ein anderes Mitglied zum Inhaber machen · Nur der Inhaber – das lässt sich nicht ändern | ja | nein | nein | nein | nein | |
| Rollenrechte anpassen — Diesen Tab öffnen und Rollenrechte ändern | ja | nein | nein | nein | nein | |
| Spaces | ||||||
| Spaces erstellen — Neue Spaces anlegen | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Spaces bearbeiten — Name, Zugriff und Einstellungen des Space | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Spaces löschen — Space samt Inhalt löschen | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Analysen und Fragen | ||||||
| Gesamte Analyse — Suchverlauf der gesamten Organisation ansehen · nicht anpassbar | ja | nein | nein | nein | nein | |
| Analysen exportieren — Analyseberichte herunterladen | ja | ja | nein | nein | nein | Team |
| Suche | ||||||
| Antwort-Cache — Alle gespeicherten Suchantworten leeren | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Antwort als veraltet markieren — Eine gespeicherte Antwort als veraltet markieren, damit sie bei der nächsten Frage neu erstellt wird | ja | ja | ja | nein | nein | |
| Suche abstimmen — Synonyme, kanonische Antworten und Artikelteile | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Vorlagen | ||||||
| Vorlagen erstellen — Eigene Artikelvorlagen speichern | ja | ja | ja | nein | nein | |
| Vorlagen löschen — Artikelvorlagen entfernen | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Integrationen | ||||||
| Integrationen — Quellen, Bots und Synchronisierung verbinden | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Widgets — Such-Widget für eine Website einrichten | ja | ja | nein | nein | nein | Pro |
| API-Schlüssel — API-Zugangsschlüssel erstellen und widerrufen | ja | ja | nein | nein | nein | Pro |
| Einstellungen | ||||||
| Branding — Logo, Farben und externes Wiki · nicht anpassbar | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Organisationseinstellungen — Profil, Zugriffsmodus, Limits und eigene Domain | ja | nein | nein | nein | nein | |
| Rechtsdokumente — Neue Dokumentversionen für die Organisation akzeptieren · nicht anpassbar | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Sicherheit | ||||||
| SSO konfigurieren — SSO-Anmeldeeinstellungen ändern | ja | ja | nein | nein | nein | Business |
| SSO verbinden — SSO-Anmeldung aktivieren und entfernen · Nur der Inhaber – das lässt sich nicht ändern | ja | nein | nein | nein | nein | Business |
| Sicherheit — Sicherheitswarnungen und IP-Regeln · nicht anpassbar | ja | ja | nein | nein | nein | |
| Sicherheitslimits — Anfrageschwellen pro Adresse · Nur der Inhaber – das lässt sich nicht ändern | ja | nein | nein | nein | nein | |
| Audit-Protokoll — Sehen, wer was in der Organisation geändert hat | ja | ja | nein | nein | nein | Team |
| Abrechnung und Organisation | ||||||
| Abrechnung und Tarif — Tarif, Plätze und Zahlungsmethode ändern · Nur der Inhaber – das lässt sich nicht ändern | ja | nein | nein | nein | nein | |
| Organisation löschen — Organisation und alle ihre Daten löschen · Nur der Inhaber – das lässt sich nicht ändern | ja | nein | nein | nein | nein |
#In einem Space
Der Inhaber der Organisation darf in jedem Space alles. Ein Gast darf nur „Lesen und suchen“, welche Space-Rolle ihm auch zugewiesen wurde.
| Recht | Administrator | Bearbeiter | Leser | Ab Tarif |
|---|---|---|---|---|
| Spaces | ||||
| Space-Team verwalten — Mitglieder hinzufügen, entfernen, Rolle im Space ändern | ja | nein | nein | |
| Inhalte | ||||
| Lesen und suchen — Artikel öffnen und den Space durchsuchen · nicht anpassbar | ja | ja | ja | |
| Artikel erstellen, bearbeiten — Artikel schreiben, ändern, verschieben, AI im Editor · nicht anpassbar | ja | ja | nein | |
| Artikel löschen — Artikel in den Papierkorb verschieben · nicht anpassbar | ja | ja | nein | |
| Artikel veröffentlichen — Einen Artikel für Leser sichtbar machen · nicht anpassbar | ja | ja | nein | |
| Artikelsuche aktualisieren — Artikel oder Ordner für die Suche neu verarbeiten · nicht anpassbar | ja | nein | nein | |
| Ordner verwalten — Ordner erstellen, umbenennen und verschieben | ja | ja | nein | |
| Importieren — Dateien hochladen und Artikel aus anderen Systemen übernehmen · nicht anpassbar | ja | ja | nein | |
| Audionotizen — Sprache aufnehmen und Transkript erhalten · nicht anpassbar | ja | ja | nein | Starter |
| Dateien in Artikel hochladen — Bilder und Anhänge zu Artikeln hinzufügen | ja | ja | nein | |
| Papierkorb | ||||
| Wiederherstellen — Gelöschte Artikel und Ordner zurückholen | ja | ja | nein | |
| Endgültig löschen — Papierkorb leeren, nicht rückgängig zu machen | ja | nein | nein | |
| Export und Links | ||||
| Artikel exportieren — Einen Artikel als Datei herunterladen · nicht anpassbar | ja | ja | ja | |
| Ordner exportieren — Einen ganzen Ordner als Archiv herunterladen | ja | ja | nein | Team |
| Öffentliche Links — Artikel per Link für nicht angemeldete Personen öffnen | ja | ja | nein | alle |
| Zusammenarbeit | ||||
| Kommentieren — Kommentare zu Artikeln hinterlassen | ja | ja | ja | Team |
| Fremde Kommentare löschen — Kommentare anderer Mitglieder entfernen | ja | ja | nein | |
| Artikel freigeben — Artikel freigeben oder zur Überarbeitung zurückgeben | ja | ja | nein | Team |
| Kollegen zur gemeinsamen Arbeit an einem Artikel einladen — Kollegen bitten, einen Artikel anzusehen oder zu bearbeiten · nicht anpassbar | ja | ja | ja | |
| AI | ||||
| AI-Chat — AI zum Inhalt des Space befragen | ja | ja | nein | |
| Analysen und Fragen | ||||
| Space-Analyse — Sehen, wonach im Space gesucht und gefragt wird · nicht anpassbar | ja | ja | nein | |
| Fragen bearbeiten — Offene Fragen beantworten und Themen sortieren · nicht anpassbar | ja | ja | nein | |
| Wissenslücken — Abdeckungsanalyse starten und Lücken bearbeiten · nicht anpassbar | ja | ja | nein | |
| Duplikate prüfen — Ähnliche Artikel zusammenführen oder trennen · nicht anpassbar | ja | ja | nein |
#Was festgelegt ist und warum
Einige Zellen lassen sich weder durch die Einstellungen der Organisation noch durch die Standardwerte der Plattform ändern:
- Der Inhaber darf alles. Kein Recht des Inhabers lässt sich abschalten: Er ist für die Organisation und ihre Daten verantwortlich.
- Nur der Inhaber: „Inhaberschaft übertragen“, „Abrechnung und Tarif“, „Organisation löschen“, „SSO verbinden“, „Sicherheitslimits“. Das sind Entscheidungen über Geld, Daten und die Anmeldung der gesamten Organisation — sie lassen sich keiner anderen Rolle übertragen.
- Ein Gast liest nur. Ein Gast sucht und liest, führt Lesezeichen und erhält Benachrichtigungen. Kollegen zu einem Artikel einladen, Artikel exportieren, öffentliche Links erstellen, kommentieren und bearbeiten kann er nicht — selbst wenn ihm im Space eine höhere Rolle als Leser zugewiesen wurde: Sie wirkt wie Leser.
Rechte mit dem Vermerk nicht anpassbar sind auf dem Bildschirm sichtbar, damit klar ist, wer was darf, lassen sich aber vorerst nicht umschalten.
#So passen Sie Rechte an
Einstellungen → Rechteverwaltung. Der Tab ist für alle sichtbar, die das Recht „Rollenrechte anpassen“ haben: standardmäßig für den Inhaber, der dieses Recht einem Admin erteilen kann.
Das Menü des Panels folgt den Rechten: Ein Menüpunkt und ein Tab der Einstellungen sind sichtbar, wenn eine Person mindestens eines ihrer Rechte hat. Ein hier erteiltes Recht zeigt den Punkt (zum Beispiel „Audit-Protokoll“ für einen Bearbeiter), ein entzogenes blendet ihn aus; einen eigenen Schalter „Punkt ausblenden“ gibt es nicht. Einen Punkt, der nicht im Tarif enthalten ist, sehen Inhaber und Admin der Organisation mit Schloss und „Tarif … erforderlich“, alle anderen sehen ihn nicht. Mehr — Navigation.
- Wählen Sie den Tab „In der Organisation“ oder „In einem Space“.
- Schalten Sie die gewünschten Zellen um. Eine geänderte Zelle ist markiert („geändert, nicht gespeichert“), und auf dem Bildschirm erscheint der Zähler „Nicht gespeichert“ mit den Schaltflächen „Verwerfen“ und „Speichern“.
- Klicken Sie auf „Speichern“. Die Änderungen gelten für alle Mitglieder mit dieser Rolle ab ihrer nächsten Aktion, ohne erneute Anmeldung.
Wenn Sie den Bildschirm mit ungespeicherten Änderungen verlassen, fragt LiKE „Ohne Speichern verlassen?“.
Auf Standard zurücksetzen können Sie ein einzelnes Recht (Schaltfläche in seiner Zeile), die Rechte einer Rolle (Schaltfläche an ihrer Spalte) oder alles auf einmal („Alle auf Standard“). Die Schaltflächen erscheinen, wenn es etwas zurückzusetzen gibt.
Einschränkungen:
- Sie können weder die Rechte Ihrer eigenen Rolle und höherer Rollen ändern noch ein Recht vergeben, das Sie selbst nicht haben. Ein Admin der Organisation bearbeitet Bearbeiter und Benutzer, im Space — Bearbeiter und Leser. Der Inhaber bearbeitet alle Zellen außer den festen.
- Das Badge „Tarif … erforderlich“ an einem Recht bedeutet, dass die Funktion selbst in Ihrem Tarif nicht enthalten ist: Die Einstellung wird gespeichert, die Aktion funktioniert aber erst in diesem Tarif.
Jede Änderung und jedes Zurücksetzen auf Standard wird im Audit-Log festgehalten: wer die Rechte wann geändert hat, was vorher galt und was danach.
#Tarife
- Rechte anpassen lassen sich in einem Tarif, in dem diese Funktion aktiviert ist: Sie ist für die Tarife Business und Enterprise vorgesehen, und das LiKE-Team aktiviert sie für den Tarif. In einem Tarif ohne sie öffnet sich der Bildschirm nur zur Ansicht: Es gelten die Standardrechte, und „Auf Standard“ entfernt frühere Einstellungen.
- Wechsel zu einem Tarif ohne Rechteanpassung. Der Bildschirm warnt im Voraus, dass Ihre Einstellungen nicht mehr gelten werden — darauf weist auch das Fenster für den Tarifwechsel hin. Die Einstellungen selbst bleiben erhalten (auf dem Bildschirm — „geändert, vom Tarif pausiert“) und gelten wieder in einem Tarif, der die Anpassung enthält.
- Rechte, die vom Tarif abhängen, sind in der Spalte „Ab Tarif“ markiert. Rolle und Tarif werden getrennt geprüft: Ein erteiltes Recht schaltet keine Funktion frei, die im Tarif nicht enthalten ist. Mehr zu Tarifen — Tarife und Abrechnung.
#Häufige Fragen
Eine Person ist Benutzer in der Organisation und Bearbeiter in einem Space. Was darf sie? In diesem Space alles, was die Tabelle „In einem Space“ einem Bearbeiter erlaubt: Artikel und Ordner, Import, Papierkorb (außer endgültigem Löschen), Export, Links, Freigabe, AI-Chat, Fragen und Lücken dieses Spaces sowie seine Analysen. Ihre Rechte in der Organisation bleiben die eines Benutzers: Eigene Artikelvorlagen speichert sie zum Beispiel nicht, Team und Integrationen verwaltet sie nicht.
Warum sieht der Admin der Organisation einen privaten Space nicht? Jeder Space der Organisation steht nur ihrem Inhaber offen. Alle anderen, auch der Admin der Organisation, gelangen in einen privaten Space nur über eine Mitgliedschaft: Solange man nicht hinzugefügt wurde, erscheint der Space weder in der eigenen Liste noch in der Suche. Bitten Sie den Inhaber der Organisation oder einen Administrator des Spaces, Sie hinzuzufügen.
Was darf ein Gast? In den Spaces, in die er eingeladen wurde, suchen und lesen, Lesezeichen führen und Benachrichtigungen erhalten. Corporate-Spaces sind ihm standardmäßig verschlossen, seine Space-Rolle ist höchstens Leser.
Ich habe die Rechte geändert, aber bei einem Kollegen ist alles beim Alten. Prüfen Sie, ob Sie auf „Speichern“ geklickt haben — die Änderungen gelten ab der nächsten Aktion des Kollegen, eine erneute Anmeldung ist nicht nötig. Hat die Zelle das Badge „Tarif … erforderlich“, ist die Funktion in Ihrem Tarif nicht enthalten.
Wer ernennt den Administrator eines Spaces? Nur der Inhaber oder ein Admin der Organisation. Ein Administrator des Spaces kann die Rolle eines anderen Administrators desselben Spaces nicht ändern — das schützt vor gegenseitiger Aussperrung.
#Sonderfälle
- Öffentlicher Zugriff. Anonyme Besucher sehen nur öffentliche Artikel. Dafür ist keine Rolle erforderlich — Details finden Sie im Artikel Öffentliche Wissensdatenbank.
- Suche — innerhalb eines einzelnen Spaces. Die Suche funktioniert jederzeit im Kontext des ausgewählten Spaces; wechseln Sie über den Space-Umschalter in der Seitenleiste. Dies ist eine bewusste Entscheidung zugunsten der Antwortqualität und des Datenschutzes — Details finden Sie im Artikel Spaces.
- Gesperrter Zugriff. Ein Corporate-Space ist standardmäßig für alle Mitglieder der Organisation außer Gästen offen, gemäß ihrer Rolle in der Organisation. Um ihn für eine bestimmte Person zu schließen, klicken Sie im Fenster „Mitglieder“ auf „Zugriff sperren“ — das überschreibt die Regel nach Rolle. Der Zugriff lässt sich mit der Schaltfläche „Zugriff wiederherstellen“ im Bereich „Zugriff gesperrt“ wiederherstellen.
#Verwandte Artikel
- Team-Verwaltung — Personen einladen und Rollen in der Organisation ändern
- Space-Zugriff — Space-Mitglieder und ihre Rollen
- Spaces — Spaces erstellen und verwalten
- Audit-Log — wer wann Rollen, Zugriffe und Rechte geändert hat