Роли и права доступа

Что человек может делать в LiKE, решают две роли, а не одна:

Один и тот же человек может быть Пользователем в организации, Администратором в пространстве «Маркетинг» и Читателем в «Разработке». Роль «Пользователь» в организации не означает «не может редактировать» — с содержимым пространства всё решает роль в этом пространстве.

Есть и третье условие — тариф: действие работает, только если его разрешают и роль, и тариф организации. Право не включает функцию, которой на тарифе нет.

#Роль в организации

#Роль в пространстве

Назначается отдельно в каждом пространстве.

Откуда берётся роль в пространстве:

• Владелец организации — Администратор в любом её пространстве; отнять это нельзя.
• Человека добавили в пространство — действует выданная роль; «Доступ ограничен» закрывает пространство совсем.
• Не добавили, а пространство корпоративное — роль выводится из роли в организации: Администратор → Администратор, Редактор → Редактор, Пользователь → Читатель, Гость → доступа нет.
• Не добавили, а пространство приватное — доступа нет, и у Администратора организации тоже.
• Гость в пространстве всегда не выше Читателя — какую бы роль ему ни выдали.

#Как роли складываются

Каждое право относится к одной из двух осей — на экране «Управление правами» это вкладки «В организации» и «В пространстве»:

1. Права в организации (команда, создание пространств, интеграции, шаблоны, безопасность, оплата) решает роль в организации.
2. Права в пространстве (статьи, папки, корзина, выгрузка, комментарии, AI-чат, вопросы) решает роль в пространстве, где лежит статья или папка. Для статьи вне папок роль выводится из роли в организации — так же, как в корпоративном пространстве.
3. Поверх обеих осей: владелец может всё, гость — только читать и искать.
4. Нет доступа к пространству — вы увидите сообщение об отсутствии доступа (мы не раскрываем даже факт существования чужого контента).

#Права по умолчанию

Таблицы ниже показывают каждое право так, как оно действует по умолчанию, — с теми же названиями, что на экране «Управление правами». Умолчания задаёт платформа, и команда LiKE может их изменить — сразу для всех организаций, которые не настраивали это право сами; закреплённые клетки при этом не меняются. Действующие значения вашей организации видны на экране «Управление правами».

• да / нет — разрешено ли право роли по умолчанию;
• курсив — закреплено: на экране у такой клетки замок, её не изменить;
• не настраивается — право видно на экране, но пока действует только значение по умолчанию;
• С тарифа — с какого тарифа работает само действие; «все» — на всех тарифах.

#В организации

#В пространстве

Владелец организации в каждом пространстве может всё. Гость — только «Читать и искать», какая бы роль в пространстве ему ни была выдана.

#Что закреплено и почему

Некоторые клетки не меняются ни настройкой организации, ни умолчаниями платформы:

• Владелец может всё. Ни одно право у владельца не отключить: он отвечает за организацию и её данные.
• Только владелец: «Передавать владение», «Оплата и тариф», «Удалять организацию», «Подключать SSO», «Лимиты безопасности». Это решения о деньгах, данных и входе всей организации — их нельзя отдать другой роли.
• Гость только читает. Гость ищет и читает, ведёт избранное и получает уведомления. Звать коллег к статье, выгружать статьи, создавать публичные ссылки, комментировать и править он не может — даже если в пространстве ему выдали роль выше Читателя: она действует как Читатель.

Права с пометкой не настраивается видны на экране, чтобы было понятно, кто что может, но переключить их пока нельзя.

#Как настроить права

Настройки → Управление правами. Вкладка видна тем, у кого есть право «Настраивать права ролей»: по умолчанию — владельцу, он может выдать это право администратору.

Меню панели следует правам: пункт меню и вкладка «Настроек» видны, если у человека есть хоть одно их право. Выданное здесь право показывает пункт (например, «Журнал аудита» Редактору), снятое — прячет; отдельного переключателя «скрыть пункт» нет. Пункт, которого нет в тарифе, Владелец и Администратор организации видят с замком «Нужен тариф …», остальные его не видят. Подробнее — Навигация.

1. Выберите вкладку «В организации» или «В пространстве».
2. Переключите нужные клетки. Изменённая клетка отмечена («изменено, не сохранено»), а на экране появляется счётчик «Не сохранено» с кнопками «Отменить» и «Сохранить».
3. Нажмите «Сохранить». Изменения вступают в силу у всех участников с этой ролью со следующего действия, без повторного входа.

Уйти с экрана с несохранёнными изменениями — LiKE спросит «Уйти без сохранения?».

Вернуть по умолчанию можно одно право (кнопка в его строке), права одной роли (кнопка у её столбца) или всё сразу («Вернуть всё по умолчанию»). Кнопки появляются, когда возвращать есть что.

Ограничения:

• Нельзя менять права своей роли и ролей выше и выдавать право, которого нет у вас самих. Администратор организации правит Редактора и Пользователя, а в пространстве — Редактора и Читателя. Владелец правит любые клетки, кроме закреплённых.
• Бейдж «Нужен тариф …» у права значит, что самой функции на вашем тарифе нет: настройка сохранится, но действие заработает только на этом тарифе.

Каждое изменение и каждый возврат по умолчанию попадают в Журнал действий: кто и когда изменил права, что было и что стало.

#Тарифы

• Настраивать права можно на тарифе, где включена эта функция: она предназначена для тарифов Business и Enterprise, включает её для тарифа команда LiKE. На тарифе без неё экран открывается только для просмотра: действуют права по умолчанию, а «Вернуть по умолчанию» снимает прежние настройки.
• Переход на тариф без настройки прав. Экран заранее предупреждает, что ваши настройки перестанут действовать, — об этом же говорит окно смены тарифа. Сами настройки сохраняются (на экране — «изменено, приостановлено тарифом») и снова действуют на тарифе, где настройка есть.
• Права, которые зависят от тарифа, отмечены в колонке «С тарифа». Роль и тариф проверяются отдельно: выданное право не открывает функцию, которой на тарифе нет. Подробнее о тарифах — Тарифы.

#Частые вопросы

Человек — Пользователь в организации и Редактор в пространстве. Что он может? В этом пространстве — всё, что в таблице «В пространстве» разрешено Редактору: статьи и папки, импорт, корзина (кроме удаления навсегда), выгрузка, ссылки, согласование, AI-чат, вопросы и пробелы этого пространства и его «Аналитика». Права в организации у него остаются правами Пользователя: например, свои шаблоны статей он не сохраняет, команду и интеграции не ведёт.

Почему Администратор организации не видит приватное пространство? Любое пространство организации открыто только её владельцу. Всех остальных, и Администратора организации тоже, в приватное пространство пускает только членство: пока человека туда не добавили, пространства нет ни в его списке, ни в поиске. Попросите владельца организации или администратора пространства добавить вас.

Что может гость? Искать и читать в пространствах, куда его позвали, вести избранное и получать уведомления. Корпоративные пространства ему по умолчанию закрыты, роль в пространстве — не выше Читателя.

Я изменил права, а у коллеги всё по-старому. Проверьте, что нажали «Сохранить», — изменения действуют со следующего действия коллеги, перезаходить не нужно. Если на клетке бейдж «Нужен тариф …», функции нет на вашем тарифе.

Кто назначает Администратора пространства? Только Владелец или Администратор организации. Администратор пространства не может менять роль другого Администратора того же пространства — это защита от взаимной блокировки.

#Особые случаи

• Публичный доступ. Анонимные посетители видят только публичные статьи. Роль для этого не нужна — подробнее в статье Публичная база знаний.
• Поиск — в пределах одного пространства. В каждый момент поиск работает в контексте выбранного пространства; переключайтесь через переключатель пространств в боковом меню. Это сознательное решение ради качества ответов и приватности — подробнее в статье Пространства.
• Закрытый доступ. Корпоративное пространство по умолчанию открыто всем участникам организации, кроме гостей, по их роли в организации. Чтобы закрыть его конкретному человеку, нажмите «Закрыть доступ» в окне «Участники» — это перекрывает правило по роли. Вернуть доступ можно кнопкой «Вернуть доступ» в разделе «Доступ закрыт».

#Связанные статьи

• Управление командой — приглашение людей и смена ролей в организации
• Доступ к пространствам — участники пространства и их роли
• Пространства — создание пространств и управление ими
• Журнал действий — кто и когда менял роли, доступы и права