Ciò che una persona può fare in LiKE è deciso da due ruoli, non da uno:
La posizione nel team nel suo complesso: persone, spazi, integrazioni, impostazioni, pagamento.
Cosa si può fare con il contenuto di uno spazio specifico: leggere, modificare, gestire le domande, gestire i suoi membri.
La stessa persona può essere Utente nell'organizzazione, Amministratore nello spazio «Marketing» e Lettore in «Sviluppo». Il ruolo «Utente» nell'organizzazione non significa «non può modificare»: per il contenuto di uno spazio decide tutto il ruolo in quello spazio.
C'è anche una terza condizione, il piano: un'azione funziona solo se la consentono sia il ruolo sia il piano dell'organizzazione. Un permesso non attiva una funzione che il piano non include.
#Ruolo nell'organizzazione
| Ruolo | In breve (permessi predefiniti) |
|---|---|
| Proprietario | Uno per organizzazione. Può fare tutto, in tutti gli spazi: in ognuno è amministratore. Solo lui paga e cambia il piano, elimina l'organizzazione, trasferisce la proprietà, imposta i limiti di sicurezza, collega e rimuove l'SSO. |
| Amministratore | Gestisce l'organizzazione: invita e rimuove persone, ne cambia i ruoli, crea e configura gli spazi, collega integrazioni, widget e chiavi API, consulta il registro di audit. Lavora negli spazi aziendali e in quelli privati di cui è membro. Non paga, non elimina l'organizzazione, non collega l'SSO (può modificare i parametri di un SSO già collegato). |
| Editore | Scrive e modifica articoli dove ha il ruolo Editore o Amministratore dello spazio: negli spazi aziendali lo riceve automaticamente (Editore), negli spazi privati deve essere aggiunto. Salva i propri modelli di articolo e segnala una risposta della ricerca come non aggiornata. |
| Utente | Cerca e legge. Negli spazi aziendali è Lettore per impostazione predefinita, negli spazi privati entra solo su invito. Può modificare dove gli è stato assegnato il ruolo Editore o Amministratore dello spazio. |
| Ospite | Per partecipanti esterni e temporanei. Cerca e legge solo negli spazi in cui è stato invitato: gli spazi aziendali non gli sono aperti per impostazione predefinita. Gestisce i propri preferiti e riceve le notifiche. Nient'altro: i dettagli sono nella sezione «Cosa è fisso». Il pannello di amministrazione non gli si apre. |
#Ruolo nello spazio
Si assegna separatamente in ogni spazio.
| Ruolo nello spazio | In breve (permessi predefiniti) |
|---|---|
| Amministratore | Tutto ciò che può l'Editore, più i membri dello spazio (aggiungere, rimuovere, cambiare ruolo), l'eliminazione definitiva dal cestino e la nuova indicizzazione dell'articolo per la ricerca. |
| Editore | Articoli e cartelle, importazione, caricamento di file negli articoli, ripristino dal cestino, esportazione di una cartella, link pubblici, revisione, chat AI, gestione delle domande e delle lacune di questo spazio. |
| Lettore | Legge e cerca, esporta un articolo, commenta, invita colleghi all'articolo. |
| Accesso bloccato | Revoca esplicita dell'accesso a uno spazio aziendale per una persona specifica (veda «Casi speciali»). |
Da dove viene il ruolo nello spazio:
- Il Proprietario dell'organizzazione è Amministratore in ogni suo spazio; non gli si può togliere.
- La persona è stata aggiunta allo spazio — vale il ruolo assegnato; «Accesso bloccato» chiude completamente lo spazio.
- Non è stata aggiunta e lo spazio è aziendale — il ruolo deriva dal ruolo nell'organizzazione: Amministratore → Amministratore, Editore → Editore, Utente → Lettore, Ospite → nessun accesso.
- Non è stata aggiunta e lo spazio è privato — non c'è accesso, nemmeno per l'Amministratore dell'organizzazione.
- Un Ospite nello spazio non va mai oltre Lettore, qualunque ruolo gli venga assegnato.
#Come si combinano i ruoli
Ogni permesso appartiene a uno dei due assi: nella schermata «Gestione permessi» sono le schede «Nell’organizzazione» e «In uno spazio»:
- I permessi nell'organizzazione (team, creazione di spazi, integrazioni, modelli, sicurezza, pagamento) dipendono dal ruolo nell'organizzazione.
- I permessi nello spazio (articoli, cartelle, cestino, esportazione, commenti, chat AI, domande) dipendono dal ruolo nello spazio in cui si trova l'articolo o la cartella. Per un articolo fuori dalle cartelle il ruolo deriva dal ruolo nell'organizzazione, come in uno spazio aziendale.
- Sopra entrambi gli assi: il proprietario può fare tutto, l'ospite può solo leggere e cercare.
- Senza accesso allo spazio vedrà un messaggio di accesso negato (non riveliamo nemmeno l'esistenza dei contenuti altrui).
- Un Utente dell'organizzazione con il ruolo Editore nello spazio modifica pienamente gli articoli di quello spazio.
- Un Editore dell'organizzazione con il ruolo Lettore o «Accesso bloccato» nello spazio non può modificare lì: il ruolo nell'organizzazione non prevale sul ruolo nello spazio.
- Un Amministratore dell'organizzazione modifica in qualsiasi spazio aziendale, anche se non vi è stato aggiunto; in uno spazio privato, solo come suo membro.
#Permessi predefiniti
Le tabelle seguenti mostrano ogni permesso così come vale per impostazione predefinita, con gli stessi nomi della schermata «Gestione permessi». I valori predefiniti li stabilisce la piattaforma, e il team LiKE può modificarli — in una volta per tutte le organizzazioni che non hanno personalizzato quel permesso; le celle bloccate non cambiano. I valori in vigore nella Sua organizzazione sono visibili nella schermata «Gestione permessi».
- sì / no — se il permesso è concesso al ruolo per impostazione predefinita;
- corsivo — fisso: nella schermata la cella ha un lucchetto e non si può modificare;
- non modificabile — il permesso è visibile nella schermata, ma per ora vale solo il valore predefinito;
- Dal piano — da quale piano funziona l'azione stessa; «tutti» — su tutti i piani.
#Nell’organizzazione
| Permesso | Proprietario | Amministratore | Editore | Utente | Ospite | Dal piano |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Team | ||||||
| Invitare nel team — Inviare inviti ai nuovi membri | sì | sì | no | no | no | |
| Gestire i membri — Sospendere e rimuovere membri, reimpostare la password | sì | sì | no | no | no | |
| Cambiare i ruoli — Assegnare un ruolo nel team, non superiore al tuo | sì | sì | no | no | no | |
| Trasferire la proprietà — Rendere un altro membro proprietario dell’organizzazione · Solo il proprietario: non si può cambiare | sì | no | no | no | no | |
| Personalizzare i permessi — Aprire questa scheda e modificare i permessi dei ruoli | sì | no | no | no | no | |
| Spazi | ||||||
| Creare spazi — Aggiungere nuovi spazi | sì | sì | no | no | no | |
| Modificare gli spazi — Nome, accesso e impostazioni dello spazio | sì | sì | no | no | no | |
| Eliminare spazi — Eliminare uno spazio con i suoi contenuti | sì | sì | no | no | no | |
| Analisi e domande | ||||||
| Tutte le analisi — Vedere la cronologia di ricerca di tutta l’organizzazione · non modificabile | sì | no | no | no | no | |
| Esportare le analisi — Scaricare i report delle analisi | sì | sì | no | no | no | Team |
| Ricerca | ||||||
| Cache delle risposte — Svuotare tutte le risposte di ricerca salvate | sì | sì | no | no | no | |
| Segnare una risposta come superata — Segnare una risposta salvata come superata perché venga rigenerata alla prossima domanda | sì | sì | sì | no | no | |
| Regolare la ricerca — Sinonimi, risposte canoniche e parti di articoli | sì | sì | no | no | no | |
| Modelli | ||||||
| Creare modelli — Salvare i tuoi modelli di articolo | sì | sì | sì | no | no | |
| Eliminare modelli — Rimuovere i modelli di articolo | sì | sì | no | no | no | |
| Integrazioni | ||||||
| Integrazioni — Collegare fonti, bot e sincronizzazione | sì | sì | no | no | no | |
| Widget — Configurare il widget di ricerca per un sito web | sì | sì | no | no | no | Pro |
| Chiavi API — Creare e revocare le chiavi di accesso all’API | sì | sì | no | no | no | Pro |
| Impostazioni | ||||||
| Personalizzazione — Logo, colori e wiki esterna · non modificabile | sì | sì | no | no | no | |
| Impostazioni organizzazione — Profilo, modalità di accesso, limiti e dominio personalizzato | sì | no | no | no | no | |
| Documenti legali — Accettare le nuove versioni dei documenti per l’organizzazione · non modificabile | sì | sì | no | no | no | |
| Sicurezza | ||||||
| Configurare SSO — Modificare le impostazioni di accesso SSO | sì | sì | no | no | no | Business |
| Collegare SSO — Attivare e rimuovere l’accesso SSO · Solo il proprietario: non si può cambiare | sì | no | no | no | no | Business |
| Sicurezza — Avvisi di sicurezza e regole IP · non modificabile | sì | sì | no | no | no | |
| Limiti di sicurezza — Soglie di richieste per indirizzo · Solo il proprietario: non si può cambiare | sì | no | no | no | no | |
| Registro di audit — Vedere chi ha cambiato cosa nell’organizzazione | sì | sì | no | no | no | Team |
| Fatturazione e organizzazione | ||||||
| Fatturazione e piano — Cambiare piano, posti e metodo di pagamento · Solo il proprietario: non si può cambiare | sì | no | no | no | no | |
| Eliminare l’organizzazione — Eliminare l’organizzazione e tutti i suoi dati · Solo il proprietario: non si può cambiare | sì | no | no | no | no |
#In uno spazio
Il proprietario dell'organizzazione può fare tutto in ogni spazio. L'ospite può solo «Leggere e cercare», qualunque ruolo gli sia stato assegnato nello spazio.
| Permesso | Amministratore | Editore | Lettore | Dal piano |
|---|---|---|---|---|
| Spazi | ||||
| Gestione del team dello spazio — Aggiungere e rimuovere membri, cambiarne il ruolo nello spazio | sì | no | no | |
| Contenuti | ||||
| Leggere e cercare — Aprire gli articoli e cercare nello spazio · non modificabile | sì | sì | sì | |
| Creare e modificare articoli — Scrivere, modificare e spostare articoli, AI nell’editor · non modificabile | sì | sì | no | |
| Eliminare articoli — Spostare gli articoli nel cestino · non modificabile | sì | sì | no | |
| Pubblicare articoli — Rendere un articolo visibile ai lettori · non modificabile | sì | sì | no | |
| Aggiornare la ricerca — Rielaborare un articolo o una cartella per la ricerca · non modificabile | sì | no | no | |
| Gestire le cartelle — Creare, rinominare e spostare cartelle | sì | sì | no | |
| Importare — Caricare file e portare articoli da altri sistemi · non modificabile | sì | sì | no | |
| Note audio — Registrare la voce e ottenere la trascrizione · non modificabile | sì | sì | no | Starter |
| Caricare file negli articoli — Aggiungere immagini e allegati agli articoli | sì | sì | no | |
| Cestino | ||||
| Ripristinare dal cestino — Recuperare articoli e cartelle eliminati | sì | sì | no | |
| Eliminare definitivamente — Svuotare il cestino senza possibilità di recupero | sì | no | no | |
| Esportazione e link | ||||
| Esportare un articolo — Scaricare un articolo come file · non modificabile | sì | sì | sì | |
| Esportare una cartella — Scaricare un’intera cartella come archivio | sì | sì | no | Team |
| Link pubblici — Condividere un articolo con un link a chi non ha effettuato l’accesso | sì | sì | no | tutti |
| Collaborazione | ||||
| Commentare — Lasciare commenti sugli articoli | sì | sì | sì | Team |
| Eliminare commenti altrui — Rimuovere i commenti di altri membri | sì | sì | no | |
| Approvare articoli — Approvare gli articoli o rimandarli per modifiche | sì | sì | no | Team |
| Invitare colleghi a lavorare insieme su un articolo — Chiedere ai colleghi di vedere o modificare un articolo · non modificabile | sì | sì | sì | |
| AI | ||||
| Chat AI — Chiedere all’AI dei contenuti dello spazio | sì | sì | no | |
| Analisi e domande | ||||
| Analisi dello spazio — Vedere cosa si cerca e si chiede nello spazio · non modificabile | sì | sì | no | |
| Gestire le domande — Rispondere alle domande senza risposta e ordinare gli argomenti · non modificabile | sì | sì | no | |
| Lacune di conoscenza — Avviare l’analisi di copertura e lavorare sulle lacune · non modificabile | sì | sì | no | |
| Gestire i duplicati — Unire o separare articoli simili · non modificabile | sì | sì | no |
#Cosa è fisso e perché
Alcune celle non cambiano né con le impostazioni dell'organizzazione né con i valori predefiniti della piattaforma:
- Il proprietario può fare tutto. Nessun permesso del proprietario può essere disattivato: risponde dell'organizzazione e dei suoi dati.
- Solo il proprietario: «Trasferire la proprietà», «Fatturazione e piano», «Eliminare l’organizzazione», «Collegare SSO», «Limiti di sicurezza». Sono decisioni su denaro, dati e accesso dell'intera organizzazione: non si possono affidare a un altro ruolo.
- L'ospite legge soltanto. L'ospite cerca e legge, gestisce i preferiti e riceve le notifiche. Non può invitare colleghi all'articolo, esportare articoli, creare link pubblici, commentare né modificare, anche se nello spazio gli è stato assegnato un ruolo superiore a Lettore: quel ruolo vale come Lettore.
I permessi contrassegnati come non modificabile sono visibili nella schermata perché sia chiaro chi può fare cosa, ma per ora non si possono cambiare.
#Come impostare i permessi
Impostazioni → Gestione permessi. La scheda è visibile a chi ha il permesso «Personalizzare i permessi»: per impostazione predefinita al proprietario, che può concedere questo permesso all'amministratore.
Il menu del pannello segue i permessi: una voce di menu e una scheda delle Impostazioni sono visibili se la persona ha almeno uno dei loro permessi. Un permesso concesso qui mostra la voce (per esempio «Registro di audit» per un Editore), uno revocato la nasconde; non esiste un interruttore separato «nascondi voce». Una voce non inclusa nel piano la vedono il proprietario e l'amministratore dell'organizzazione con un lucchetto e «Serve il piano …»; gli altri non la vedono. Maggiori dettagli — Navigazione.
- Scelga la scheda «Nell’organizzazione» o «In uno spazio».
- Attivi o disattivi le celle necessarie. La cella modificata è contrassegnata («modificato, non salvato») e nella schermata compare il contatore «Non salvato» con i pulsanti «Annulla» e «Salva».
- Prema «Salva». Le modifiche entrano in vigore per tutti i membri con quel ruolo dalla loro azione successiva, senza un nuovo accesso.
Se lascia la schermata con modifiche non salvate, LiKE chiederà «Uscire senza salvare?».
Con Ripristina si può riportare al valore predefinito un singolo permesso (il pulsante nella sua riga), i permessi di un ruolo (il pulsante nella sua colonna) o tutto in una volta («Ripristina tutto»). I pulsanti compaiono quando c'è qualcosa da ripristinare.
Limitazioni:
- Non si possono modificare i permessi del proprio ruolo e dei ruoli superiori, né concedere un permesso che Lei stesso non ha. L'Amministratore dell'organizzazione modifica Editore e Utente e, nello spazio, Editore e Lettore. Il Proprietario modifica qualsiasi cella, tranne quelle fisse.
- Il badge «Serve il piano …» accanto a un permesso significa che la funzione stessa non è disponibile nel Suo piano: l'impostazione viene salvata, ma l'azione funzionerà solo con quel piano.
Ogni modifica e ogni ripristino dei valori predefiniti finiscono nel Registro di audit: chi e quando ha cambiato i permessi, cosa c'era prima e cosa c'è ora.
#Piani
- I permessi si possono personalizzare con un piano in cui questa funzione è attiva: è prevista per i piani Business ed Enterprise, e la attiva per il piano il team LiKE. Con un piano senza di essa la schermata si apre in sola consultazione: valgono i permessi predefiniti, e «Ripristina» rimuove le impostazioni precedenti.
- Passaggio a un piano senza impostazione dei permessi. La schermata avvisa in anticipo che le Sue impostazioni smetteranno di valere; lo dice anche la finestra di cambio piano. Le impostazioni stesse restano salvate (nella schermata: «modificato, sospeso dal piano») e tornano a valere con un piano che include l'impostazione.
- I permessi che dipendono dal piano sono indicati nella colonna «Dal piano». Ruolo e piano vengono verificati separatamente: un permesso concesso non apre una funzione che il piano non include. Maggiori dettagli sui piani: Piani e fatturazione.
#Domande frequenti
Una persona è Utente nell'organizzazione ed Editore nello spazio. Cosa può fare? In quello spazio, tutto ciò che la tabella «In uno spazio» consente all'Editore: articoli e cartelle, importazione, cestino (tranne l'eliminazione definitiva), esportazione, link, revisione, chat AI, domande e lacune di questo spazio e le sue analisi. Nell'organizzazione i suoi permessi restano quelli dell'Utente: per esempio, non salva i propri modelli di articolo e non gestisce il team né le integrazioni.
Perché l'Amministratore dell'organizzazione non vede uno spazio privato? Ogni spazio dell'organizzazione è aperto solo al suo proprietario. Tutti gli altri, compreso l'Amministratore dell'organizzazione, entrano in uno spazio privato solo come membri: finché non viene aggiunto, lo spazio non compare né nel Suo elenco né nella ricerca. Chieda al proprietario dell'organizzazione o all'amministratore dello spazio di aggiungerLa.
Cosa può fare un ospite? Cercare e leggere negli spazi in cui è stato invitato, gestire i preferiti e ricevere le notifiche. Gli spazi aziendali gli sono chiusi per impostazione predefinita, e il ruolo nello spazio non va oltre Lettore.
Ho modificato i permessi, ma per un collega è tutto come prima. Verifichi di aver premuto «Salva»: le modifiche valgono dall'azione successiva del collega, non serve accedere di nuovo. Se sulla cella c'è il badge «Serve il piano …», la funzione non è disponibile nel Suo piano.
Chi assegna l'Amministratore dello spazio? Solo il Proprietario o l'Amministratore dell'organizzazione. L'Amministratore dello spazio non può cambiare il ruolo di un altro Amministratore dello stesso spazio: è una protezione contro il blocco reciproco.
#Casi speciali
- Accesso pubblico. I visitatori anonimi vedono solo gli articoli pubblici. Per questo non serve alcun ruolo: dettagli nell'articolo Base di conoscenza pubblica.
- Ricerca — all'interno di un solo spazio. In ogni momento la ricerca funziona nel contesto dello spazio selezionato; passi da uno all'altro con il selettore di spazi nel menu laterale. È una scelta consapevole a favore della qualità delle risposte e della privacy: dettagli nell'articolo Spazi.
- Accesso chiuso. Uno spazio aziendale è aperto per impostazione predefinita a tutti i membri dell'organizzazione, tranne gli ospiti, in base al loro ruolo nell'organizzazione. Per chiuderlo a una persona specifica, prema «Chiudi accesso» nella finestra «Membri»: questo prevale sulla regola basata sul ruolo. L'accesso si ripristina con il pulsante «Ripristina accesso» nella sezione «Accesso chiuso».
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