Spazi

Gli spazi sono aree isolate per organizzare i contenuti per team, progetto o argomento.

#Tipi di spazio

L'accesso pubblico non è un tipo di spazio. Se un articolo è aperto ai visitatori anonimi è determinato dal suo stato di pubblicazione (Pubblico), non dal tipo di spazio. Vedi Base di conoscenza pubblica.

#Creazione di uno spazio

1. Vada in Impostazioni → Spazi
2. Faccia clic su "+ Crea spazio"
3. Inserisca un nome
4. Scelga un tipo (Corporate / Private)
5. Faccia clic su Crea

Il limite di spazi dipende dal Suo piano.

#Impostazioni dello spazio

Faccia clic sul pulsante delle impostazioni (ingranaggio) sulla scheda dello spazio:

1. Nome — lo modifichi
2. Tipo — Corporate o Private
   • Corporate — tutti gli utenti dell'organizzazione vedono lo spazio per impostazione predefinita
   • Private — accesso per chi è stato aggiunto esplicitamente allo spazio e per l'Owner dell'organizzazione

#Membri dello spazio

Faccia clic sul pulsante "Membri" sulla scheda. La finestra mostra tutti coloro a cui lo spazio dà accesso e da dove proviene l'accesso di ciascuno:

• Proprietario dell'organizzazione — accesso in tutti gli spazi, non modificabile;
• In base al ruolo nell'organizzazione — in uno spazio aziendale i dipendenti lavorano senza essere aggiunti separatamente: l'Admin dell'organizzazione come amministratore, l'Editor come editor, lo User come lettore. All'ospite lo spazio aziendale non è aperto;
• Ruolo assegnato manualmente — il ruolo nello spazio differisce dal ruolo nell'organizzazione; il pulsante "Ripristina ruolo dell'organizzazione" rimuove il ruolo manuale;
• Invitato — la persona è stata aggiunta allo spazio esplicitamente (per esempio, un ospite o un membro di uno spazio privato).

Il pulsante "Chiudi accesso" rimuove la persona dallo spazio. In uno spazio aziendale finisce nella sezione "Accesso chiuso", da cui l'accesso può essere ripristinato con "Ripristina accesso"; in uno spazio privato semplicemente smette di esserne membro.

Azioni nella finestra:

1. Ruoli dello spazio (indipendenti dal ruolo globale):

2. Aggiungi allo spazio — sopra l'elenco dei membri ci sono la ricerca per nome o e-mail e il pulsante «Aggiungi». Apre una finestra: nella prima riga il ruolo nello spazio, nella seconda (per il proprietario e gli amministratori dell'organizzazione) il ruolo nell'organizzazione per le nuove persone. Il campo «Nome, e-mail o nuova e-mail» mostra subito i colleghi senza accesso: selezioni una persona, più persone o «Seleziona tutti» (seleziona quelle trovate). Se inserisce l'indirizzo di qualcuno che non è nell'organizzazione, compare la riga «Invita … via e-mail»: riceverà un'e-mail con un link. La selezione appare sopra il campo; «Aggiungi (N)» aggiunge tutti in una volta.
3. Cambia ruolo — faccia clic sul pill
4. Chiudi accesso — non è possibile chiudere l'accesso all'ultimo amministratore dello spazio

Ogni modifica — aggiunta, cambio di ruolo, chiusura dell'accesso, ritorno al ruolo dell'organizzazione — viene registrata nel Registro attività: chi ha fatto cosa e a chi. Il registro è visibile al proprietario e agli amministratori dell'organizzazione.

Dopo la creazione di uno spazio, LiKE chiede «Invitare altre persone nello spazio?»: può aprire questa finestra subito o più tardi, perché uno spazio può anche essere solo per Lei.

#Passaggio tra spazi

La barra laterale ha uno Space Switcher:

1. Faccia clic sullo spazio corrente in cima alla barra laterale
2. Si apre un menu a tendina con tutti gli spazi a cui ha accesso (SpaceMember)
3. Faccia clic per passare
4. I contenuti (articoli, raccolte, ricerca, risposte AI) sono filtrati in base allo spazio selezionato

Voci speciali nel menu a tendina:

• Articoli pubblici — uno spazio virtuale __public__ con tutti gli articoli che hanno publish_state=public e risiedono in spazi pubblici. Tecnicamente questo non è uno spazio reale nel database, ma una raccolta di articoli pubblici filtrati in base a quella condizione. La usi per vedere esattamente cosa vede un visitatore anonimo della Public KB.
• Spazio privato — visibile alle persone che invita e all'Owner dell'organizzazione (vedi sotto)

#ADR 0008 — la ricerca è sempre all'interno di un singolo spazio

In LiKE, la ricerca funziona nel contesto di uno spazio alla volta — è una decisione architetturale deliberata (ADR 0008). È impossibile eseguire una query che "cerca in tutti gli spazi contemporaneamente".

Motivi:

• Qualità RAG — mescolare contesti di spazi diversi riduce la pertinenza delle risposte (signal dilution)
• Privacy by construction — un singolo filtro SQL garantisce che un utente non veda i contenuti dello spazio altrui anche in presenza di un bug nel codice
• Integrità semantica — gli spazi esistono per separare gli argomenti; "cerca ovunque" vanifica lo scopo di quella separazione

Ecco perché il passaggio dello spazio nello Space Switcher è obbligatorio quando lavora su argomenti diversi. Se vede una risposta "non trovato", l'articolo che Le serve potrebbe essere in un altro spazio — cambi e ripeta la query.

#Eliminazione di uno spazio

L'Owner dell'organizzazione può eliminare, ripristinare ed eliminare definitivamente qualsiasi spazio; un Admin dell'organizzazione — gli spazi aziendali e quelli privati di cui è membro con il ruolo di amministratore. Gli stessi permessi servono per vedere uno spazio in "Spazi eliminati". Uno Space Admin che non sia Owner o Admin dell'organizzazione non può eliminare quello spazio — è una salvaguardia contro la perdita accidentale di un grande volume di dati.

#Soft-delete (in "Spazi eliminati")

1. Impostazioni → Spazi → faccia clic sull'icona del cestino nella scheda dello spazio
2. Confermi l'eliminazione — se lo spazio contiene articoli, la finestra di conferma ne mostra il numero
3. Lo spazio e tutti i suoi contenuti passano nella sezione "Spazi eliminati" della stessa pagina Impostazioni → Spazi e vi restano per 30 giorni (nella scheda sono indicate la data di eliminazione definitiva e chi ha eliminato lo spazio), dopodiché lo spazio viene eliminato automaticamente. Uno spazio eliminato non finisce nel Cestino

#Ripristino

Impostazioni → Spazi → sezione "Spazi eliminati" → pulsante "Ripristina" nella scheda. Lo spazio torna con tutte le raccolte, gli articoli e i membri al momento dell'eliminazione. Gli articoli e le raccolte spostati nel cestino prima dell'eliminazione dello spazio ricompariranno nel cestino; mentre lo spazio era eliminato, il loro periodo di conservazione non è decorso.

#Eliminazione definitiva

Eliminazione anticipata, senza attendere la scadenza dei 30 giorni:

1. Impostazioni → Spazi → sezione "Spazi eliminati" → "Elimina permanentemente"
2. Nella finestra di conferma scelga cosa fare con il contenuto: spostarlo nello spazio aziendale — tutte le cartelle e gli articoli vengono spostati con tutta la struttura in una cartella con il nome dello spazio (per uno spazio privato la finestra avvisa che il contenuto diventerà visibile a tutti i membri dell'organizzazione) — oppure eliminarlo insieme allo spazio — tutte le cartelle e gli articoli dello spazio vengono eliminati in modo irreversibile
3. Lo spazio viene eliminato in modo irreversibile. Se lo spazio è collegato al widget o a un bot, l'eliminazione non viene eseguita: prima li colleghi a un altro spazio

L'eliminazione definitiva è disponibile per l'Owner dell'organizzazione — per qualsiasi spazio — e per un Admin dell'organizzazione — per gli spazi aziendali e quelli privati di cui è membro con il ruolo di amministratore. L'amministratore che ha eliminato lo spazio non può eliminarlo definitivamente da solo — lo fa un altro Admin o l'Owner. Uno Space Admin che non sia Owner o Admin dell'organizzazione non può eliminare definitivamente il proprio spazio.

Ogni passaggio — eliminazione, ripristino ed eliminazione definitiva, compresa quella automatica dopo 30 giorni — viene registrato nel Registro attività con il tipo di oggetto "Spazio": chi e quando. L'eliminazione automatica viene registrata senza autore — la esegue il sistema.

#Limitazioni

• Non può eliminare l'ultimo spazio corporate di un'organizzazione (un'organizzazione non può restare senza uno spazio principale)
• Non può rimuovere l'ultimo admin da uno spazio (deve sempre esserci qualcuno con i diritti di gestione)
• Uno spazio privato è visibile solo ai suoi membri e all'Owner dell'organizzazione (a un Admin dell'organizzazione — solo se ne è membro)
• Il limite di spazi dipende dal Suo piano:
  • Free: 1 spazio
  • Starter: 3
  • Pro: 10
  • Enterprise: illimitato

#Uno spazio tutto Suo

Non esiste un tipo di spazio "personale" a sé. Uno spazio resta personale finché non invita nessuno: la privacy deriva dall'assenza di membri, non da un tipo.

• Gli spazi vengono creati dall'Owner o da un Admin dell'organizzazione
• Finché non invita qualcuno, i contenuti li vedono Lei e l'Owner dell'organizzazione
• L'Owner dell'organizzazione vede ogni spazio — l'organizzazione risponde dei propri dati: deve consegnarli su richiesta e cancellarli quando richiesto
• Un Admin vede uno spazio privato solo se ne è membro. In uno spazio privato entra solo come membro: lo spazio chiuso dell'owner resta chiuso a un amministratore
• Non serve uno spazio separato per le bozze: un articolo ha lo stato Bozza — resta fuori dalla ricerca e dalla knowledge base pubblica finché non lo pubblica

#Ruoli negli spazi (Space Members)

Ogni spazio ha i propri ruoli, indipendenti dal ruolo globale dell'organizzazione:

Questi sono ruoli dello spazio — non li confonda con i ruoli dell'organizzazione (Owner / Admin / Editor / User / Guest). Come si combinano è spiegato in Ruoli e diritti di accesso.

Gestione: apra lo spazio → Impostazioni → Membri → aggiungi / cambia ruolo / rimuovi.

L'Owner dell'organizzazione ottiene automaticamente il ruolo Admin in ogni spazio, un Admin dell'organizzazione — in ogni spazio corporate (in uno privato — solo se ne è membro).