Espacios

Los espacios son áreas aisladas para organizar el contenido por equipo, proyecto o tema.

#Tipos de espacio

El acceso público no es un tipo de espacio. Que un artículo esté abierto a visitantes anónimos lo determina su estado de publicación (Público), no el tipo de espacio. Consulte Base de conocimiento pública.

#Crear un espacio

1. Vaya a Configuración → Espacios
2. Haga clic en «+ Crear espacio»
3. Introduzca un nombre
4. Elija un tipo (Corporativo / Privado)
5. Haga clic en Crear

El límite de espacios depende de su plan.

#Configuración del espacio

Haga clic en el botón de configuración (engranaje) de la tarjeta del espacio:

1. Nombre: cámbielo
2. Tipo: Corporativo o Privado
   • Corporativo: todos los usuarios de la organización ven el espacio por defecto
   • Privado: acceso para quienes se añadan explícitamente al espacio y para el Propietario de la organización

#Miembros del espacio

Haga clic en el botón «Miembros» de la tarjeta. La ventana muestra a todas las personas a las que el espacio da acceso y de dónde viene el acceso de cada una:

• Propietario de la organización — acceso en todos los espacios, no se cambia;
• Según el rol en la organización — en un espacio corporativo los empleados trabajan sin añadirlos por separado: el Administrador de la organización, como administrador; el Editor, como editor; el Usuario, como lector. Al invitado (Guest) el espacio corporativo no le está abierto;
• Rol asignado manualmente — el rol en el espacio difiere del rol según la organización; el botón «Restablecer rol de la organización» elimina el rol manual;
• Invitado — la persona se ha añadido al espacio de forma explícita (por ejemplo, un invitado o un miembro de un espacio privado).

El botón «Cerrar acceso» retira a la persona del espacio. En un espacio corporativo pasa a la sección «Acceso cerrado», desde donde el acceso se puede «Restablecer acceso»; en uno privado, simplemente deja de ser miembro.

Acciones en la ventana:

1. Roles de espacio (independientes del rol global):

2. Añadir al espacio: encima de la lista de miembros hay una búsqueda por nombre o correo y el botón «Añadir». Abre una ventana: en la primera fila, el rol en el espacio; en la segunda (para el propietario y los administradores de la organización), el rol en la organización para las personas nuevas. El campo «Nombre, correo o correo nuevo» muestra de inmediato a los colegas que aún no tienen acceso: marque a uno, a varios o «Seleccionar todos» (marca a los encontrados). Si escribe la dirección de alguien que no está en la organización, aparece la fila «Invitar a … por correo» y esa persona recibirá un correo con un enlace. La selección se muestra encima del campo; «Añadir (N)» añade a todos a la vez.
3. Cambiar rol: haga clic en la píldora
4. Cerrar acceso: no se puede cerrar el acceso al último administrador del espacio

Cada cambio —alta, cambio de rol, cierre de acceso, vuelta al rol de la organización— queda en el Registro de actividad: quién hizo qué y a quién. El registro lo ven el propietario y los administradores de la organización.

Tras crear un espacio, LiKE pregunta «¿Invitar a otras personas al espacio?»: puede abrir esta ventana enseguida o más tarde, ya que un espacio también puede ser solo para usted.

#Cambiar entre espacios

La barra lateral tiene un Selector de espacios (Space Switcher):

1. Haga clic en el espacio actual en la parte superior de la barra lateral
2. Se abre un desplegable con todos los espacios a los que tiene acceso (SpaceMember)
3. Haga clic para cambiar
4. El contenido (artículos, colecciones, búsqueda, respuestas de IA) se filtra por el espacio seleccionado

Elementos especiales del desplegable:

• Artículos públicos: un espacio virtual __public__ con todos los artículos que tienen publish_state=public y residen en espacios públicos. Técnicamente no es un espacio real en la base de datos, sino un conjunto de artículos públicos filtrados por esa condición. Úselo para ver exactamente lo que ve un visitante anónimo de la base de conocimiento pública.
• Espacio privado: visible para las personas que invite y para el Propietario de la organización (véase más abajo)

#ADR 0008 — la búsqueda siempre se realiza dentro de un único espacio

En LiKE, la búsqueda funciona en el contexto de un espacio a la vez: es una decisión arquitectónica deliberada (ADR 0008). No es posible ejecutar una consulta que «busque en todos los espacios a la vez».

Motivos:

• Calidad del RAG: mezclar contextos de distintos espacios reduce la relevancia de la respuesta (signal dilution)
• Privacidad por construcción: un único filtro SQL garantiza que un usuario no verá el contenido del espacio de otra persona aunque haya un error en el código
• Integridad semántica: los espacios existen para separar temas; «buscar en todo» va en contra del propósito de esa separación

Por eso, cambiar de espacio en el Selector de espacios es obligatorio al trabajar en distintos temas. Si ve una respuesta «no encontrado», el artículo que necesita puede estar en otro espacio: cambie y repita la consulta.

#Eliminar un espacio

El Propietario de la organización puede eliminar, restaurar y eliminar permanentemente cualquier espacio; un Administrador de la organización, los espacios corporativos y los privados de los que es miembro con el rol de administrador. Se necesitan los mismos permisos para ver un espacio en «Espacios eliminados». Un Administrador de espacio que no sea Propietario ni Administrador de la organización no puede eliminar ese espacio: es una salvaguarda frente a la pérdida accidental de un gran volumen de datos.

#Borrado lógico (a «Espacios eliminados»)

1. Configuración → Espacios → haga clic en el icono de papelera de la tarjeta del espacio
2. Confirme la eliminación: si el espacio contiene artículos, la ventana de confirmación muestra cuántos hay
3. El espacio y todo su contenido pasan a la sección «Espacios eliminados» de la misma página Configuración → Espacios y se conservan allí 30 días (la tarjeta indica la fecha de eliminación permanente y quién eliminó el espacio); después, el espacio se elimina automáticamente. Un espacio eliminado no va a la Papelera

#Restaurar

Configuración → Espacios → sección «Espacios eliminados» → botón «Restaurar» de la tarjeta. El espacio vuelve con todas las colecciones, artículos y miembros tal como estaban en el momento de la eliminación. Los artículos y colecciones que se enviaron a la papelera antes de eliminar el espacio vuelven a aparecer en la papelera; mientras el espacio estuvo eliminado, su plazo de conservación no corrió.

#Eliminación permanente

Eliminación anticipada, sin esperar a que pasen los 30 días:

1. Configuración → Espacios → sección «Espacios eliminados» → «Eliminar permanentemente»
2. En la ventana de confirmación, elija qué hacer con el contenido: moverlo al espacio corporativo — todas las carpetas y artículos se mueven con toda su estructura a una carpeta con el nombre del espacio (si el espacio es privado, la ventana advierte que el contenido será visible para todos los miembros de la organización) — o eliminarlo junto con el espacio — todas las carpetas y artículos del espacio se eliminan de forma irreversible
3. El espacio se elimina de forma irreversible. Si el widget o un bot están conectados a él, la eliminación no se realizará: primero cámbielos a otro espacio

La eliminación permanente está disponible para el Propietario de la organización, en cualquier espacio, y para un Administrador de la organización, en los espacios corporativos y en los privados de los que es miembro con el rol de administrador. El administrador que eliminó el espacio no puede eliminarlo permanentemente él mismo: debe hacerlo otro Administrador o el Propietario. Un Administrador de espacio que no sea Propietario ni Administrador de la organización no puede eliminar permanentemente su espacio.

Cada paso —eliminación, restauración y eliminación permanente, incluida la automática a los 30 días— se registra en el Registro de actividad con el tipo de objeto «Espacio»: quién y cuándo. La eliminación automática se registra sin autor: la realiza el sistema.

#Limitaciones

• No se puede eliminar el último espacio corporativo de una organización (una organización no puede quedarse sin un espacio principal)
• No se puede quitar al último administrador de un espacio (siempre debe haber alguien con derechos de gestión)
• Un espacio privado solo es visible para sus miembros y para el Propietario de la organización (para un Administrador de la organización, solo si es miembro)
• El límite de espacios depende de su plan:
  • Free: 1 espacio
  • Starter: 3
  • Pro: 10
  • Enterprise: ilimitado

#Un espacio propio

No existe un tipo de espacio «personal» aparte. Un espacio sigue siendo personal mientras no invite a nadie: la privacidad viene de la ausencia de miembros, no de un tipo.

• Los espacios los crea el Propietario o un Administrador de la organización
• Mientras no invite a nadie, el contenido lo ven usted y el Propietario de la organización
• El Propietario de la organización ve todos los espacios: la organización responde de sus datos: debe entregarlos cuando se le soliciten y borrarlos cuando se le exija
• Un Administrador ve un espacio privado solo si es miembro. A un espacio privado solo le da entrada la membresía: el espacio cerrado del propietario sigue cerrado para un administrador
• No necesita un espacio aparte para borradores: un artículo tiene el estado Borrador: queda fuera de la búsqueda y de la base de conocimiento pública hasta que lo publique

#Roles en los espacios (Space Members)

Cada espacio tiene sus propios roles, independientes del rol global de la organización:

Estos son roles de espacio: no los confunda con los roles de la organización (Propietario / Administrador / Editor / Usuario / Invitado). Cómo se combinan se explica en Roles y derechos de acceso.

Gestión: abra el espacio → Configuración → Miembros → añadir / cambiar rol / quitar.

El Propietario de la organización obtiene automáticamente el rol de Administrador en todos los espacios; un Administrador de la organización, en todos los espacios corporativos (en uno privado, solo si es miembro).