Spaces

Spaces sind isolierte Bereiche zur Organisation von Inhalten nach Team, Projekt oder Thema.

#Space-Typen

Öffentlicher Zugriff ist kein Space-Typ. Ob ein Artikel für anonyme Besucher offen ist, wird durch seinen Veröffentlichungszustand (Public) bestimmt, nicht durch den Space-Typ. Siehe Öffentliche Wissensdatenbank.

#Einen Space erstellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Spaces
2. Klicken Sie auf „+ Space erstellen"
3. Geben Sie einen Namen ein
4. Wählen Sie einen Typ (Corporate / Private)
5. Klicken Sie auf Erstellen

Das Space-Limit hängt von Ihrem Tarif ab.

#Space-Einstellungen

Klicken Sie auf die Einstellungsschaltfläche (Zahnrad) auf der Space-Karte:

1. Name — ändern
2. Typ — Corporate oder Private
   • Corporate — alle Organisationsnutzer sehen den Space standardmäßig
   • Private — Zugriff für ausdrücklich zum Space hinzugefügte Personen und für den Organisations-Owner

#Space-Mitglieder

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitglieder“ auf der Karte. Das Fenster zeigt alle, die der Space einlässt, und woher jeder seinen Zugriff hat:

• Inhaber der Organisation — Zugriff in allen Spaces, unveränderlich;
• Nach Rolle in der Organisation — in einem Corporate-Space arbeiten Mitarbeiter ohne separates Hinzufügen: der Organisations-Admin als Admin, der Editor als Editor, der User als Viewer. Für Gäste ist ein Corporate-Space nicht offen;
• Rolle manuell festgelegt — die Rolle im Space weicht von der Rolle nach Organisation ab; die Schaltfläche „Rolle der Organisation wiederherstellen“ entfernt die manuelle Rolle;
• Eingeladen — die Person wurde ausdrücklich zum Space hinzugefügt (zum Beispiel ein Gast oder ein Mitglied eines privaten Spaces).

Die Schaltfläche „Zugriff sperren“ entfernt eine Person aus dem Space. In einem Corporate-Space landet sie im Bereich „Zugriff gesperrt“, von wo aus der Zugriff „wiederhergestellt“ werden kann; in einem privaten Space ist sie einfach kein Mitglied mehr.

Aktionen im Fenster:

1. Space-Rollen (unabhängig von der globalen Rolle):

2. Zum Bereich hinzufügen — über der Mitgliederliste gibt es eine Suche nach Name oder E-Mail und die Schaltfläche „Hinzufügen“. Sie öffnet ein Fenster: in der ersten Zeile die Rolle im Bereich, in der zweiten (für Inhaber und Administratoren der Organisation) die Rolle in der Organisation für neue Personen. Das Feld „Name, E-Mail oder neue E-Mail“ zeigt sofort die Kollegen ohne Zugriff: eine, mehrere oder „Alle auswählen“ (wählt die Gefundenen) markieren. Wird die Adresse einer Person eingegeben, die nicht in der Organisation ist, erscheint die Zeile „… per E-Mail einladen“ — sie erhält eine E-Mail mit Link. Die Auswahl steht über dem Feld; „Hinzufügen (N)“ fügt alle auf einmal hinzu.
3. Rolle ändern — auf die Pille klicken
4. Zugriff sperren — dem letzten Admin des Spaces kann der Zugriff nicht gesperrt werden

Jede Änderung — Hinzufügen, Rollenwechsel, Zugriff sperren, Rolle auf Organisationsrolle zurücksetzen — wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten: wer was bei wem geändert hat. Das Protokoll sehen Inhaber und Administratoren der Organisation.

Nach dem Anlegen eines Bereichs fragt LiKE „Weitere Personen in den Bereich einladen?“ — das Fenster lässt sich sofort oder später öffnen: Ein Bereich kann auch nur für Sie selbst sein.

#Zwischen Spaces wechseln

Die Seitenleiste enthält einen Space Switcher:

1. Klicken Sie oben in der Seitenleiste auf den aktuellen Space
2. Es öffnet sich eine Dropdown-Liste mit allen Spaces, auf die Sie Zugriff haben (SpaceMember)
3. Klicken Sie, um zu wechseln
4. Die Inhalte (Artikel, Sammlungen, Suche, KI-Antworten) werden nach dem ausgewählten Space gefiltert

Besondere Einträge in der Dropdown-Liste:

• Öffentliche Artikel — ein virtueller Space __public__ mit allen Artikeln, die publish_state=public haben und sich in öffentlichen Spaces befinden. Technisch ist dies kein echter Space in der Datenbank, sondern eine Sammlung öffentlicher Artikel, die nach dieser Bedingung gefiltert werden. Verwenden Sie ihn, um genau das zu sehen, was ein anonymer Besucher der öffentlichen Wissensdatenbank sieht.
• Privater Space — sichtbar für die Personen, die Sie einladen, und für den Organisations-Owner (siehe unten)

#ADR 0008 — die Suche erfolgt immer innerhalb eines einzelnen Space

In LiKE funktioniert die Suche jeweils im Kontext eines Space — dies ist eine bewusste Architekturentscheidung (ADR 0008). Es ist unmöglich, eine Anfrage auszuführen, die „über alle Spaces gleichzeitig sucht".

Gründe:

• RAG-Qualität — das Vermischen von Kontexten aus verschiedenen Spaces senkt die Relevanz der Antworten (Signalverdünnung)
• Privacy by construction — ein einzelner SQL-Filter garantiert, dass ein Nutzer keine Inhalte aus dem Space eines anderen sieht, selbst wenn ein Fehler im Code vorliegt
• Semantische Integrität — Spaces existieren, um Themen zu trennen; „alles durchsuchen" hebt den Zweck dieser Trennung auf

Deshalb ist das Wechseln des Space im Space Switcher erforderlich, wenn Sie an unterschiedlichen Themen arbeiten. Wenn Sie eine „nicht gefunden"-Antwort sehen, befindet sich der benötigte Artikel möglicherweise in einem anderen Space — wechseln Sie und wiederholen Sie die Anfrage.

#Einen Space löschen

Der Organisations-Owner kann jeden Space löschen, wiederherstellen und endgültig löschen; ein Organisations-Admin — Corporate-Spaces und private Spaces, in denen er Mitglied mit der Admin-Rolle ist. Dieselben Rechte sind nötig, um einen Space unter „Gelöschte Bereiche" zu sehen. Ein Space-Admin, der nicht Owner oder Admin der Organisation ist, kann diesen Space nicht löschen — dies ist ein Schutz vor dem versehentlichen Verlust einer großen Datenmenge.

#Soft-Delete (nach „Gelöschte Bereiche")

1. Einstellungen → Spaces → klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol auf der Karte des Space
2. Bestätigen Sie das Löschen — enthält der Space Artikel, zeigt das Bestätigungsfenster deren Anzahl
3. Der Space und sein gesamter Inhalt werden in den Bereich „Gelöschte Bereiche" auf derselben Seite Einstellungen → Spaces verschoben und dort 30 Tage aufbewahrt (auf der Karte stehen das Datum der endgültigen Löschung und wer den Space gelöscht hat); danach wird der Space automatisch gelöscht. In den Papierkorb gelangt ein gelöschter Space nicht

#Wiederherstellen

Einstellungen → Spaces → Bereich „Gelöschte Bereiche" → Schaltfläche „Wiederherstellen" auf der Karte. Der Space kommt mit allen Sammlungen, Artikeln und Mitgliedern zum Zeitpunkt des Löschens zurück. Artikel und Sammlungen, die schon vor dem Löschen des Spaces in den Papierkorb verschoben wurden, erscheinen wieder im Papierkorb; solange der Space gelöscht war, lief ihre Aufbewahrungsfrist nicht.

#Endgültiges Löschen

Vorzeitiges Löschen, ohne den Ablauf der 30 Tage abzuwarten:

1. Einstellungen → Spaces → Bereich „Gelöschte Bereiche" → „Endgültig löschen"
2. Wählen Sie im Bestätigungsfenster, was mit dem Inhalt geschehen soll: in den Unternehmens-Space verschieben – alle Ordner und Artikel werden mit ihrer gesamten Struktur in einen Ordner mit dem Namen des Space verschoben (bei einem privaten Space weist das Fenster darauf hin, dass der Inhalt für alle Mitglieder der Organisation sichtbar wird) – oder zusammen mit dem Space löschen – alle Ordner und Artikel des Space werden unwiderruflich gelöscht
3. Der Space wird unwiderruflich gelöscht. Ist das Widget oder ein Bot mit ihm verbunden, wird das Löschen nicht ausgeführt – stellen Sie diese zuerst auf einen anderen Space um

Endgültiges Löschen steht dem Organisations-Owner für jeden Space zur Verfügung und einem Organisations-Admin für Corporate-Spaces und private Spaces, in denen er Mitglied mit der Admin-Rolle ist. Der Admin, der den Space gelöscht hat, kann ihn nicht selbst endgültig löschen — das übernimmt ein anderer Admin oder der Owner. Ein Space-Admin, der nicht Owner oder Admin der Organisation ist, kann seinen Space nicht endgültig löschen.

Jeder Schritt — Löschen, Wiederherstellen und endgültiges Löschen, auch das automatische nach 30 Tagen — wird im Aktivitätsprotokoll mit dem Objekttyp „Space" erfasst: wer und wann. Die automatische Löschung wird ohne Autor erfasst — sie wird vom System ausgeführt.

#Einschränkungen

• Sie können den letzten Corporate-Space einer Organisation nicht löschen (eine Organisation kann nicht ohne Haupt-Space bleiben)
• Sie können den letzten Admin nicht aus einem Space entfernen (es muss immer jemanden mit Verwaltungsrechten geben)
• Ein privater Space ist nur für seine Mitglieder und für den Organisations-Owner sichtbar (für einen Organisations-Admin — nur, wenn er Mitglied ist)
• Das Space-Limit hängt von Ihrem Tarif ab:
  • Free: 1 Space
  • Starter: 3
  • Pro: 10
  • Enterprise: unbegrenzt

#Ein eigener Space

Einen separaten Space-Typ „Personal" gibt es nicht. Ein Space bleibt persönlich, solange Sie niemanden eingeladen haben: Die Privatsphäre ergibt sich aus dem Fehlen von Mitgliedern, nicht aus einem Typ.

• Spaces werden vom Owner oder Admin der Organisation erstellt
• Solange Sie niemanden einladen, sehen den Inhalt Sie und der Organisations-Owner
• Der Organisations-Owner sieht jeden Space — die Organisation ist für ihre Daten verantwortlich: Sie muss sie auf Anfrage herausgeben und auf Verlangen löschen
• Ein Admin sieht einen privaten Space nur, wenn er Mitglied ist. In einen privaten Space gelangt er nur über eine Mitgliedschaft: Der geschlossene Space des Owners bleibt für einen Administrator geschlossen
• Für Entwürfe brauchen Sie keinen separaten Space: Ein Artikel hat den Status Entwurf — er bleibt außerhalb der Suche und der öffentlichen Wissensdatenbank, bis Sie ihn veröffentlichen

#Rollen in Spaces (Space Members)

Jeder Space hat seine eigenen Rollen, unabhängig von der globalen Organisationsrolle:

Dies sind Space-Rollen — verwechseln Sie sie nicht mit Organisationsrollen (Owner / Admin / Editor / User / Guest). Wie sie kombiniert werden, wird in Rollen und Zugriffsrechte behandelt.

Verwaltung: Öffnen Sie den Space → Einstellungen → Mitglieder → hinzufügen / Rolle ändern / entfernen.

Der Organisations-Owner erhält automatisch die Admin-Rolle in jedem Space, ein Organisations-Admin — in jedem Corporate-Space (in einem privaten — nur, wenn er Mitglied ist).