Einstellungen

Seitenleiste → Einstellungen — Konfiguration für die gesamte Organisation. Der Menüpunkt ist für Admin und Owner der Organisation sowie für Space-Admins sichtbar. Welche Tabs Sie sehen, hängt von Rolle und Rechten ab: Ein Space-Admin, der nicht Admin der Organisation ist, sieht nur den Tab „Bereiche“, und „Rechteverwaltung“ sehen nur diejenigen mit dem Recht „Rollenrechte anpassen“ (standardmäßig der Inhaber). Den Tab „Domain“ sehen nur diejenigen mit dem Recht „Organisationseinstellungen“ (standardmäßig nur der Inhaber; ein Admin der Organisation sieht ihn nicht). Ein Tab ist sichtbar, wenn Sie mindestens eines seiner Rechte haben, der Menüpunkt — wenn mindestens ein Tab sichtbar ist. Alle Tabs des Bereichs:

Wo befinden sich die persönlichen Einwilligungen (DSGVO / Cookies / Marketing-E-Mails)? Dies sind die persönlichen Einwilligungen des Benutzers und befinden sich daher im Benutzerprofil (oben rechts → Avatar → „Profil“), nicht in den Organisationseinstellungen. Siehe den Abschnitt „Persönliche Einwilligungen und Cookies“ weiter unten.

#Organisation

Grundlegende Informationen über die Organisation und das Branding — für alle Mitarbeiter sichtbar. Namen und Zugriffsmodus ändert, wer das Recht „Organisationseinstellungen“ hat — standardmäßig nur der Inhaber der Organisation. Für alle anderen (ein Admin sieht den Tab wegen Logo und Farbe) sind diese Felder deaktiviert, und statt der Schaltfläche zum Speichern steht der Hinweis „Nur der Inhaber der Organisation kann den Namen und den Zugriffsmodus ändern.“ Der Inhaber kann dieses Recht im Tab „Rechteverwaltung“ einem Admin erteilen (in einem Tarif mit aktivierter Rechteverwaltung) – dann werden die Felder auch für den Admin aktiv. Logo und Akzentfarbe kann auch ein Admin ändern.

#Erweitertes Branding (Enterprise)

Im Enterprise-Tarif zusätzlich (angefordert über den Support):

• Gebrandetes PDF — Export mit Ihrem Logo, Ihrer Akzentfarbe und „© Ihr Unternehmen“-Kopf- und Fußzeilen
• Individuelle E-Mail-Vorlagen — Einladungen, OTP und Prüfbenachrichtigungen kommen in Ihrem Stil an
• „Powered by Lynkora“ ausblenden in der Fußzeile des Widgets und auf öffentlichen Seiten

#Onboarding

Die Schaltfläche „Einrichtungscheckliste anzeigen“ öffnet erneut den initialen Einrichtungsassistenten für neue Benutzer.

#Spaces

Eine Liste aller Spaces der Organisation mit Artikel- und Mitgliederzahlen. Dies dupliziert den Bereich Spaces für bequemen Schnellzugriff aus den Einstellungen heraus.

Der Organisations-Owner erhält automatisch die Admin-Rolle in jedem Space, ein Organisations-Admin — in jedem Corporate-Space (in einem privaten — nur, wenn er Mitglied ist).

#Rechteverwaltung

Der Tab ist für alle sichtbar, die das Recht „Rollenrechte anpassen“ haben — standardmäßig für den Inhaber. Hier sehen Sie, was jede Rolle in der Organisation und in einem Space darf; ändern lassen sich die Rechte in einem Tarif, in dem die Rechteanpassung aktiviert ist (vorgesehen für Business und Enterprise), in anderen nur ansehen. Details finden Sie im Artikel Rollen und Zugriffsrechte.

#Sicherheit

#Single Sign-On (SSO)

Verfügbar in den Tarifen Business und Enterprise (Tarif-Flag allows_sso). In niedrigeren Tarifen zeigt der Bereich einen Upgrade-Hinweis an.

Unternehmensauthentifizierung über einen externen Anbieter. Unterstützt:

SAML 2.0 — in Entwicklung. Die OIDC-Authentifizierung ist bereits jetzt verfügbar.

Einrichtung:

1. Wählen Sie einen Anbieter aus der Liste oder Custom OIDC
2. Geben Sie die Client ID + das Client Secret ein
3. Discovery URL — zum Beispiel https://login.microsoftonline.com/{tenant}/v2.0/.well-known/openid-configuration
4. Test — LiKE prüft, ob die Discovery URL erreichbar ist und die erforderlichen Endpoints enthält (eine Konfigurationsprüfung, keine vollständige Anmeldung)
5. SSO aktivieren — nach einem erfolgreichen Test
6. Verpflichtendes SSO (optional) — deaktiviert die Passwortanmeldung, sodass nur noch SSO übrig bleibt

MFA / 2FA — in Entwicklung. Eine stärkere Anmeldung über TOTP-Apps (Google Authenticator, 1Password, Authy) ist geplant.

#Passwort ändern

Sie können hier auch das Passwort Ihres eigenen Kontos ändern: aktuelles Passwort → neues Passwort (8 bis 64 Zeichen: ein Groß- und ein Kleinbuchstabe, eine Ziffer und eines der Zeichen @ # $ % & * - _ !) → das neue wiederholen. Wenn Sie sich über Google/SSO anmelden und nie ein Passwort festgelegt haben, gilt dieser Block nicht.

#SCIM 2.0 Auto-Provisioning (Enterprise) — in Entwicklung

Geplant: automatisches Erstellen / Deaktivieren von Benutzern und Gruppen über Ihren HR-IdP:

• Ein neuer Mitarbeiter im HR-System → wird automatisch in LiKE mit der korrekten Rolle angelegt
• Offboarding → automatische Deaktivierung in LiKE und Widerruf der Tokens
• Gruppen / Abteilungen → werden LiKE-Spaces zugeordnet

#Sicherheitsprotokoll

Verknüpft mit dem Aktivitätsprotokoll — alle Sicherheitsereignisse (Anmeldung, Abmeldung, Rollenänderung, Passwortänderung) werden automatisch mit resource_type=user protokolliert.

#Domain

Anbindung Ihrer eigenen Domain für das Portal anstelle der Standard-Adresse <slug>.lynkora.pro.

Den Tab sehen diejenigen mit dem Recht „Organisationseinstellungen“ — standardmäßig nur der Inhaber der Organisation.

Warum: Kunden besuchen docs.yourcompany.com oder help.yourcompany.com statt slug.lynkora.pro — das wirkt wie ein Teil Ihres Produkts, nicht wie ein Drittanbieterdienst. Dies ist besonders für das Widget und die öffentliche Wissensdatenbank wichtig.

#So verbinden Sie die Domain

1. Domain eingeben — zum Beispiel docs.yourcompany.com (nur Domain der dritten Ebene; die Apex-Domain yourcompany.com wird nicht unterstützt)
2. Speichern — das System zeigt Ihnen das CNAME-Ziel an (Beispiel: slug.lynkora.pro)
3. Erstellen Sie einen CNAME-Eintrag bei Ihrem Registrar (Cloudflare / GoDaddy / Namecheap / einem beliebigen anderen DNS-Anbieter):
   • Hostname: docs (oder eine andere von Ihnen eingegebene Subdomain)
   • Typ: CNAME
   • Ziel: der Wert aus Schritt 2
   • TTL: Auto (oder 300–3600 Sek.)
4. Domain verifizieren — klicken Sie in LiKE auf die Schaltfläche „Verifizieren“. Das System führt eine DNS-Abfrage durch und bestätigt, dass der CNAME korrekt aufgelöst wird. Bei Erfolg wechselt der Status zu „Verifiziert“.
5. In Entwicklung: Unter Ihrer Domain öffnet sich das Portal noch nicht, und es wird kein Zertifikat ausgestellt — bis zum Start der Funktion ist das Portal unter slug.lynkora.pro erreichbar.

#Mögliche Fehler

Verfügbar in Business und Enterprise (White-Label). In niedrigeren Tarifen zeigt der Bereich einen „Tarif upgraden“-Hinweis an.

#Gefahrenzone

Dieser Tab enthält den Export aller Organisationsdaten sowie unwiderrufliche Aktionen.

#Datenexport

Der Tab verweist auf den Bildschirm „Datenexport“ — den einzigen Ort zum Herunterladen der Daten. Derselbe Bildschirm öffnet sich aus dem Hinweisbalken zu neuen Fassungen der Dokumente.

„Herunterladen“ bereitet die Datei vor und speichert sie in den Downloads des Browsers. Der Export ist kostenlos und für den Inhaber und Administratoren verfügbar.

#Unwiderrufliche Aktionen

Sie erfordern eine doppelte Bestätigung (Eingabe eines Satzes oder des Organisationsnamens):

Vor dem Löschen der Organisation — exportieren Sie unbedingt wichtige Artikel über Artikel exportieren und laden Sie das Aktivitätsprotokoll herunter (falls für Compliance-Zwecke erforderlich).

#Wiederherstellung der Organisation (30 Tage)

Nach einer Löschungsanfrage wechselt die Organisation in den Zustand „zur Löschung vorgemerkt“ und wird weitere 30 Tage aufbewahrt. Innerhalb dieses Zeitraums kann sie auf eine der folgenden Weisen wieder in einen aktiven Zustand versetzt werden:

Nur der Owner der Organisation (oder der Support) kann sie wiederherstellen. Nach 30 Tagen ist eine Wiederherstellung nicht mehr möglich — die Daten werden endgültig gelöscht.

Abonnement beim Löschen. Das Abonnement wird pausiert: Es gibt keine Verlängerungen und keine neuen Abbuchungen. Wird die Organisation innerhalb des bezahlten Zeitraums wiederhergestellt, läuft das Abonnement weiter. Bei endgültiger Löschung wird das Abonnement gekündigt, Geld für eine bezahlte, aber noch nicht aktivierte Bestellung wird vollständig erstattet, und der Owner erhält darüber eine E-Mail.

#Persönliche Einwilligungen und Cookies (außerhalb der Einstellungs-Tabs)

DSGVO-Einwilligungen, die Auswahl des Cookie-Umfangs und die Marketing-Einwilligung sind persönliche Einstellungen des Benutzers, keine Organisationseinstellungen. Sie befinden sich im Benutzerprofil (oben rechts → auf den Avatar klicken → „Profil“):

Geräteübergreifende Beständigkeit. Die Cookie-Einwilligung wird in der Datenbank gespeichert (users.cookie_consent_*), nicht im localStorage des Browsers. Sobald Sie einwilligen, erscheint das Banner nicht mehr im Inkognito-Modus, auf einem anderen Gerät oder nach dem Löschen der Cookies. Funktioniert seit PR bf6b1b4 (2026-05-23).

Marketing-E-Mails sind Produktneuigkeiten und Umfragen. Sie umfassen keine Transaktions-E-Mails (Einladungen, OTP, Abrechnungsbenachrichtigungen) — diese werden immer versendet, und die DSGVO verbietet dies nicht.

#Neue Fassungen der Dokumente

Wenn wir eine neue Fassung eines Dokuments veröffentlichen, die Ihre Zustimmung erfordert (zum Beispiel der Nutzungsbedingungen), erscheint oben in der App ein Hinweisbalken: welche Dokumente sich geändert haben, ab wann sie gelten und wann Einschränkungen beginnen, falls sie nicht angenommen werden. Seine Schaltflächen sind „Bedingungen annehmen“, „Änderungen ansehen“ (der Text auf unserer Website) und „Daten exportieren“ (für den Inhaber und Administratoren). Das Kreuz blendet den Balken bis zur nächsten Erinnerung aus — das ist weder Zustimmung noch Ablehnung.

Für bestehende Kunden tritt eine neue Fassung frühestens 30 Tage nach der Veröffentlichung in Kraft.

„Bedingungen annehmen“ (oder der Link in unserer E-Mail) öffnet das Annahmefenster: die Dokumente, die Daten und was passiert, wenn Sie sie nicht annehmen. Seine Schaltflächen sind „Ich stimme zu“, „Ablehnen“ (ein eigener Bildschirm mit Bestätigung) und „Später“. Wir speichern das Datum, die Versionen der Dokumente und den Text des Fensters, das Sie gesehen haben.

#Wenn Sie nicht annehmen

Schweigen gilt ab dem Inkrafttreten als Ablehnung. E-Mails kommen am Tag des Inkrafttretens oder der Ablehnung, 14 und 3 Tage vor der Sperre und am Tag der Sperre.

Sie können jederzeit annehmen — vor und nach der Sperre: Die Einschränkungen werden aufgehoben, nichts wird gelöscht.

#Mitglied mit gesperrtem Zugang

Melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem Passwort an: Es öffnet sich nur das Annahmefenster. Nach „Ich stimme zu“ ist der Zugang zurück, wenn in der Organisation ein Platz frei ist, und die Organisation öffnet sich. Ist kein Platz frei, stellt der Inhaber den Zugang unter „Team“ wieder her (Schaltfläche „Aktivieren“). Die Anmeldung mit Google öffnet dieses Fenster nicht — melden Sie sich mit Ihrem Passwort an.

Angenommene Fassungen sehen Sie unter „Profil“ → „Einwilligungen“.

#Veröffentlichung in der öffentlichen Wissensdatenbank

Früher gab es einen separaten Tab „Public KB“, doch gemäß ADR 0029 wurde er entfernt. Die Veröffentlichung funktioniert nun pro Artikel / Sammlung über das Feld publish_state (Draft / Internal / Public).

Die vollständige Anleitung finden Sie im Artikel Öffentliche Wissensdatenbank.