Spaces isolieren Wissen: Wer welche Artikel sehen und bearbeiten kann, hängt vom Space-Typ und vom Zugriff einer bestimmten Person ab. So funktioniert der Zugriff und so verwalten Sie ihn.
#Zwei unabhängige Rollen: in der Organisation und in einem Space
Jeder Mitarbeiter hat zwei Rollen, und sie können sich unterscheiden:
- Organisationsrolle (Owner / Admin / Editor / User / Guest) — die unternehmensweite Ebene: Team, Integrationen, Einstellungen, Tarif.
- Space-Rolle (Admin / Editor / Viewer) — die Ebene eines bestimmten Space.
Beispiel: In der Organisation sind Sie ein regulärer User (Beitragender), aber im Space „Marketing" können Sie dessen Admin sein.
Wichtig: ein Space-Admin ≠ ein Organisations-Admin. Ein Space-Admin hat deutlich weniger Rechte: Er verwaltet nur seinen eigenen Space (dessen Mitglieder und Artikel) und hat keinen Zugriff auf Tarif, Team, Integrationen oder Organisationseinstellungen. Nur ein Organisations-Owner oder -Admin kann Space-Admins ernennen.
#Wo Sie Ihre Rolle sehen
- Organisationsrolle — am unteren Rand des Haupt- (linken) Menüs, unter Ihrem Namen. Fahren Sie mit der Maus über das ⓘ-Symbol daneben — der Tooltip lautet „Das ist Ihre Rolle im Team." Dieselbe Rolle wird auf der Startseite angezeigt (das linke Menü ist immer vorhanden).
- Space-Rolle — im Space Switcher (ebenfalls im linken Panel): Der aktive Space zeigt ein Symbol mit dem Buchstaben Ihrer Rolle; der Tooltip lautet „Das ist Ihre Rolle in diesem Space."
- Admins können die Space-Rollen der Mitglieder im Bereich Team (das Fenster „Space-Zugriff") und unter Einstellungen → Spaces sehen.
#Space-Typen
| Typ | Wer sieht ihn standardmäßig |
|---|---|
| Private | Nur ausdrücklich hinzugefügte Mitglieder |
| Corporate | Alle Mitarbeiter der Organisation — ohne ausdrückliches Hinzufügen |
| Personal | Nur der Eigentümer (ein persönlicher Arbeitsbereich, automatisch erstellt) |
#Rollen in einem Space
| Rolle | Was sie gewährt |
|---|---|
| Admin | Alles, was ein Editor kann + Verwaltung der Mitglieder dieses Space (hinzufügen / Rolle ändern / entfernen) |
| Editor | Artikel im Space erstellen, bearbeiten und (in den Papierkorb) löschen |
| Viewer | Nur-Lese-Zugriff auf die Artikel des Space |
| Zugriff verweigert | Ein ausdrücklicher Entzug des Zugriffs (siehe unten) |
#Wie sich Organisationsrolle und Space-Rolle kombinieren
- Organisations-Owner / -Admin — sehen und verwalten alle Spaces (außer den persönlichen anderer), unabhängig von der Mitgliedschaft.
- Editor / User — greifen über die Mitgliedschaft auf einen Space zu plus automatisch auf alle Corporate-Spaces.
- Guest — eine Ausnahme: erhält standardmäßig keinen Corporate-Zugriff, sieht nur, was ausdrücklich gewährt wurde.
#Zugriff gewähren, ändern oder entziehen
Alles geschieht im Tab Team:
- Klicken Sie bei einem Mitglied auf „Spaces" — das Fenster „Space-Zugriff" öffnet sich.
- Zu einem Space hinzufügen — wählen Sie einen Space und eine Rolle (Admin / Editor / Viewer).
- Rolle ändern — der Rollenumschalter neben dem betreffenden Space.
- Entfernen — das Kreuz: Bei einem Corporate-Space setzt dies „Zugriff verweigert" (siehe unten); bei einem Private-Space entfernt es die Mitgliedschaft.
Beim Einladen eines neuen Mitglieds können Sie sofort Spaces und eine Rolle in jedem wählen. Ohne Auswahl erhält der Neuling nur seinen persönlichen Space (als Gast).
#„Zugriff verweigert"
Ein Corporate-Space ist standardmäßig für alle Mitarbeiter offen. Um ihn für eine bestimmte Person zu schließen (sie bleibt in der Organisation, aber dieser Space wird für sie nicht verfügbar), setzen Sie sie auf „Zugriff verweigert". Um den Zugriff wiederherzustellen, verwenden Sie die Schaltfläche „Zugriff wiederherstellen".
#Schutzmechanismen
- Sie können den letzten Admin eines Space nicht entfernen.
- Ein Space-Admin kann keine anderen Space-Admins ernennen — nur ein Organisations-Owner / -Admin kann das.
- Persönliche Spaces sind geschützt — sie können nicht von außen geändert werden.
#Suche und Datenschutz
Die Suche erfolgt immer innerhalb eines einzelnen Space (siehe Suchoberfläche). Spaces, auf die Sie keinen Zugriff haben (private ohne Mitgliedschaft oder auf „Zugriff verweigert" gesetzte), nehmen nicht an der Suche teil, und ihre Artikel sind für Sie nicht sichtbar.
#Limits
Die Anzahl der Spaces hängt von Ihrem Tarif ab — die aktuellen Werte finden Sie auf der Preisseite und im Bereich „Tarif und Limits".