Os espaços isolam o conhecimento: quem pode ver e editar quais artigos depende do tipo de espaço e do acesso de uma pessoa específica. Veja como o acesso funciona e como gerenciá-lo.
#Duas funções independentes: na organização e em um espaço
Cada colaborador tem duas funções, e elas podem ser diferentes:
- Função da organização (Owner / Admin / Editor / User / Guest) — o nível de toda a empresa: equipe, integrações, configurações, plano.
- Função do espaço (Admin / Editor / Viewer) — o nível de um espaço específico.
Exemplo: na organização, você é um User comum (colaborador), mas no espaço "Marketing" você pode ser o Admin dele.
Importante: um admin de espaço ≠ um admin da organização. Um admin de espaço tem significativamente menos direitos: ele gerencia apenas o seu próprio espaço (seus membros e artigos) e não tem acesso ao plano, à equipe, às integrações ou às configurações da organização. Apenas um Owner ou Admin da organização pode designar admins de espaço.
#Onde ver sua função
- Função da organização — na parte inferior do menu principal (à esquerda), sob o seu nome. Passe o mouse sobre o ícone ⓘ ao lado dela — a dica de ferramenta diz "Esta é a sua função na equipe". Esta mesma função é exibida na página inicial (o menu à esquerda está sempre presente).
- Função do espaço — no seletor de espaço (também no painel à esquerda): o espaço ativo mostra um ícone com a letra da sua função; a dica de ferramenta diz "Esta é a sua função neste espaço".
- Os admins podem ver as funções por espaço dos membros na seção Equipe (a janela "Acesso ao espaço") e em Configurações → Espaços.
#Tipos de espaço
| Tipo | Quem vê por padrão |
|---|---|
| Private | Membros adicionados explicitamente e o Owner da organização (um Admin da organização — apenas se for membro) |
| Corporate | Todos os membros da organização, exceto um Guest — sem adição explícita |
| Private sem membros | Apenas você e o Owner da organização — o que antes se chamava "pessoal" |
#Funções em um espaço
| Função | O que concede |
|---|---|
| Admin | Tudo o que um editor pode fazer + gerenciamento dos membros deste espaço (adicionar / alterar função / remover) |
| Editor | Criar, editar e excluir (para a lixeira) artigos no espaço |
| Viewer | Acesso somente leitura aos artigos do espaço |
| Access denied | Uma revogação explícita de acesso (veja abaixo) |
#Como a função da organização e a função do espaço se combinam
- Owner da organização — vê e gerencia todos os espaços, independentemente da associação. Admin da organização — os espaços Corporate e os Private de que é membro.
- Editor / User — acessam um espaço por meio da associação mais o acesso automático a todos os espaços Corporate. Ali a função decorre da função na organização: um Editor da organização é Editor do espaço (edita artigos), um User é Viewer (apenas lê).
- Guest — uma exceção: não obtém acesso Corporate por padrão, vê apenas o que foi concedido explicitamente. No espaço, o Guest é apenas Viewer: a função Editor ou Admin não lhe é concedida, e a concedida anteriormente vale como Viewer.
#Como conceder, alterar ou revogar o acesso
Tudo acontece na aba Equipe:
- Para um membro, clique em "Espaços" — a janela "Acesso ao espaço" é aberta.
- Adicionar a um espaço — escolha um espaço e uma função (Admin / Editor / Viewer).
- Alterar função — o seletor de função ao lado do espaço relevante.
- Remover — a cruz: para um espaço Corporate, isso define "Access denied" (veja abaixo); para um espaço Private, remove a associação.
Ao convidar um novo membro, você pode escolher imediatamente os espaços e uma função em cada um. Sem uma seleção, o recém-chegado receberá acesso apenas aos espaços Corporate.
#"Access denied"
Um espaço Corporate está aberto a todos os colaboradores por padrão. Para fechá-lo a uma pessoa específica (ela permanece na organização, mas este espaço se torna indisponível para ela), defina-a como "Access denied". Para restaurar o acesso, use o botão "Restaurar acesso".
#Salvaguardas
- Você não pode remover o último admin de um espaço.
- Um admin de espaço não pode designar outros admins de espaço — apenas um Owner / Admin da organização pode.
- Os membros de um espaço Private são alterados apenas pelo seu admin (o Owner da organização — sempre); um Admin da organização que não é membro dele não pode fazer isso.
#Busca e privacidade
A busca sempre é executada dentro de um único espaço (consulte Interface de busca). Espaços aos quais você não tem acesso (Private sem associação, ou aqueles definidos como "Access denied") não participam da busca, e seus artigos não são visíveis para você.
#Limites
O número de espaços depende do seu plano — os valores atuais estão na página de preços e na seção "Plano e limites".