Les espaces isolent les connaissances : qui peut voir et modifier quels articles dépend du type d'espace et de l'accès d'une personne donnée. Voici comment fonctionne l'accès et comment le gérer.
#Deux rôles indépendants : dans l'organisation et dans un espace
Chaque collaborateur a deux rôles, qui peuvent différer :
- Rôle d'organisation (Owner / Admin / Editor / User / Guest) — le niveau de toute l'entreprise : équipe, intégrations, paramètres, forfait.
- Rôle d'espace (Admin / Editor / Viewer) — le niveau d'un espace précis.
Exemple : dans l'organisation, vous êtes un simple User (contributeur), mais dans l'espace « Marketing », vous pouvez en être l'Admin.
Important : un admin d'espace ≠ un admin d'organisation. Un admin d'espace dispose de nettement moins de droits : il ne gère que son propre espace (ses membres et ses articles) et n'a aucun accès au forfait, à l'équipe, aux intégrations ou aux paramètres de l'organisation. Seul un Owner ou Admin d'organisation peut désigner des admins d'espace.
#Où voir votre rôle
- Rôle d'organisation — en bas du menu principal (à gauche), sous votre nom. Survolez l'icône ⓘ à côté — l'infobulle indique « Ceci est votre rôle dans l'équipe ». Ce même rôle est affiché sur la page d'accueil (le menu de gauche est toujours présent).
- Rôle d'espace — dans le sélecteur d'espace (également dans le panneau de gauche) : l'espace actif affiche une icône avec la lettre de votre rôle ; l'infobulle indique « Ceci est votre rôle dans cet espace ».
- Les admins peuvent voir les rôles par espace des membres dans la section Équipe (la fenêtre « Accès aux espaces ») et dans Paramètres → Espaces.
#Types d'espaces
| Type | Qui le voit par défaut |
|---|---|
| Private | Uniquement les membres explicitement ajoutés |
| Corporate | Tous les collaborateurs de l'organisation — sans ajout explicite |
| Personal | Uniquement le propriétaire (un espace de travail personnel, créé automatiquement) |
#Rôles dans un espace
| Rôle | Ce qu'il accorde |
|---|---|
| Admin | Tout ce que peut faire un éditeur + la gestion des membres de cet espace (ajouter / changer de rôle / retirer) |
| Editor | Créer, modifier et supprimer (vers la corbeille) des articles dans l'espace |
| Viewer | Accès en lecture seule aux articles de l'espace |
| Accès refusé | Une révocation explicite de l'accès (voir ci-dessous) |
#Comment le rôle d'organisation et le rôle d'espace se combinent
- Owner / Admin d'organisation — voient et gèrent tous les espaces (sauf les espaces personnels des autres), quelle que soit leur appartenance.
- Editor / User — accèdent à un espace via l'appartenance et accèdent automatiquement à tous les espaces corporate.
- Guest — une exception : n'obtient pas l'accès corporate par défaut, ne voit que ce qui lui a été explicitement accordé.
#Comment accorder, modifier ou révoquer l'accès
Tout se passe dans l'onglet Équipe :
- Pour un membre, cliquez sur « Espaces » — la fenêtre « Accès aux espaces » s'ouvre.
- Ajouter à un espace — choisissez un espace et un rôle (Admin / Editor / Viewer).
- Changer de rôle — le sélecteur de rôle à côté de l'espace concerné.
- Retirer — la croix : pour un espace corporate, cela définit « Accès refusé » (voir ci-dessous) ; pour un espace privé, cela supprime l'appartenance.
Lors de l'invitation d'un nouveau membre, vous pouvez immédiatement choisir des espaces et un rôle dans chacun. Sans sélection, le nouvel arrivant n'obtiendra que son espace personnel (en tant qu'invité).
#« Accès refusé »
Un espace corporate est ouvert à tous les collaborateurs par défaut. Pour le fermer à une personne précise (elle reste dans l'organisation, mais cet espace lui devient inaccessible), définissez-la sur « Accès refusé ». Pour rétablir l'accès, utilisez le bouton « Rétablir l'accès ».
#Garde-fous
- Vous ne pouvez pas retirer le dernier admin d'un espace.
- Un admin d'espace ne peut pas désigner d'autres admins d'espace — seul un Owner / Admin d'organisation le peut.
- Les espaces personnels sont protégés — ils ne peuvent pas être modifiés de l'extérieur.
#Recherche et confidentialité
La recherche s'exécute toujours au sein d'un seul espace (voir Interface de recherche). Les espaces auxquels vous n'avez pas accès (les espaces privés sans appartenance, ou ceux définis sur « Accès refusé ») ne participent pas à la recherche, et leurs articles ne vous sont pas visibles.
#Limites
Le nombre d'espaces dépend de votre forfait — les valeurs actuelles figurent sur la page des tarifs et dans la section « Forfait et limites ».