Les espaces isolent les connaissances : qui peut voir et modifier quels articles dépend du type d'espace et de l'accès d'une personne donnée. Voici comment fonctionne l'accès et comment le gérer.
#Deux rôles indépendants : dans l'organisation et dans un espace
Chaque collaborateur a deux rôles, qui peuvent différer :
- Rôle d'organisation (Owner / Admin / Editor / User / Guest) — le niveau de toute l'entreprise : équipe, intégrations, paramètres, forfait.
- Rôle d'espace (Admin / Editor / Viewer) — le niveau d'un espace précis.
Exemple : dans l'organisation, vous êtes un simple User (contributeur), mais dans l'espace « Marketing », vous pouvez en être l'Admin.
Important : un admin d'espace ≠ un admin d'organisation. Un admin d'espace dispose de nettement moins de droits : il ne gère que son propre espace (ses membres et ses articles) et n'a aucun accès au forfait, à l'équipe, aux intégrations ou aux paramètres de l'organisation. Seul un Owner ou Admin d'organisation peut désigner des admins d'espace.
#Où voir votre rôle
- Rôle d'organisation — en bas du menu principal (à gauche), sous votre nom. Survolez l'icône ⓘ à côté — l'infobulle indique « Ceci est votre rôle dans l'équipe ». Ce même rôle est affiché sur la page d'accueil (le menu de gauche est toujours présent).
- Rôle d'espace — dans le sélecteur d'espace (également dans le panneau de gauche) : l'espace actif affiche une icône avec la lettre de votre rôle ; l'infobulle indique « Ceci est votre rôle dans cet espace ».
- Les admins peuvent voir les rôles par espace des membres dans la section Équipe (la fenêtre « Accès aux espaces ») et dans Paramètres → Espaces.
#Types d'espaces
| Type | Qui le voit par défaut |
|---|---|
| Private | Les membres explicitement ajoutés et l'Owner de l'organisation (un Admin de l'organisation — uniquement s'il en est membre) |
| Corporate | Tous les membres de l'organisation, sauf un Guest — sans ajout explicite |
| Private sans membres | Uniquement vous et l'Owner de l'organisation — ce qu'on appelait auparavant « personnel » |
#Rôles dans un espace
| Rôle | Ce qu'il accorde |
|---|---|
| Admin | Tout ce que peut faire un éditeur + la gestion des membres de cet espace (ajouter / changer de rôle / retirer) |
| Editor | Créer, modifier et supprimer (vers la corbeille) des articles dans l'espace |
| Viewer | Accès en lecture seule aux articles de l'espace |
| Accès refusé | Une révocation explicite de l'accès (voir ci-dessous) |
#Comment le rôle d'organisation et le rôle d'espace se combinent
- Owner d'organisation — voit et gère tous les espaces, quelle que soit son appartenance. Admin d'organisation — les espaces corporate et les espaces privés dont il est membre.
- Editor / User — accèdent à un espace via l'appartenance et accèdent automatiquement à tous les espaces corporate. Le rôle y découle du rôle d'organisation : un Editor d'organisation est Editor de l'espace (il modifie les articles), un User est Viewer (il lit seulement).
- Guest — une exception : n'obtient pas l'accès corporate par défaut, ne voit que ce qui lui a été explicitement accordé. Dans un espace, un Guest est uniquement Viewer : le rôle Editor ou Admin ne lui est pas accordé, et un rôle accordé auparavant agit comme Viewer.
#Comment accorder, modifier ou révoquer l'accès
Tout se passe dans l'onglet Équipe :
- Pour un membre, cliquez sur « Espaces » — la fenêtre « Accès aux espaces » s'ouvre.
- Ajouter à un espace — choisissez un espace et un rôle (Admin / Editor / Viewer).
- Changer de rôle — le sélecteur de rôle à côté de l'espace concerné.
- Retirer — la croix : pour un espace corporate, cela définit « Accès refusé » (voir ci-dessous) ; pour un espace privé, cela supprime l'appartenance.
Lors de l'invitation d'un nouveau membre, vous pouvez immédiatement choisir des espaces et un rôle dans chacun. Sans sélection, le nouvel arrivant n'obtiendra l'accès qu'aux espaces corporate.
#« Accès refusé »
Un espace corporate est ouvert à tous les collaborateurs par défaut. Pour le fermer à une personne précise (elle reste dans l'organisation, mais cet espace lui devient inaccessible), définissez-la sur « Accès refusé ». Pour rétablir l'accès, utilisez le bouton « Rétablir l'accès ».
#Garde-fous
- Vous ne pouvez pas retirer le dernier admin d'un espace.
- Un admin d'espace ne peut pas désigner d'autres admins d'espace — seul un Owner / Admin d'organisation le peut.
- Les membres d'un espace privé ne sont modifiés que par son admin (l'Owner de l'organisation — toujours) ; un Admin d'organisation qui n'en est pas membre ne peut pas le faire.
#Recherche et confidentialité
La recherche s'exécute toujours au sein d'un seul espace (voir Interface de recherche). Les espaces auxquels vous n'avez pas accès (les espaces privés sans appartenance, ou ceux définis sur « Accès refusé ») ne participent pas à la recherche, et leurs articles ne vous sont pas visibles.
#Limites
Le nombre d'espaces dépend de votre forfait — les valeurs actuelles figurent sur la page des tarifs et dans la section « Forfait et limites ».