Gli spazi isolano la conoscenza: chi può vedere e modificare quali articoli dipende dal tipo di spazio e dall'accesso di una persona specifica. Ecco come funziona l'accesso e come gestirlo.
#Due ruoli indipendenti: nell'organizzazione e in uno spazio
Ogni dipendente ha due ruoli, e possono differire:
- Ruolo nell'organizzazione (Owner / Admin / Editor / User / Guest) — il livello a livello aziendale: team, integrazioni, impostazioni, piano.
- Ruolo nello spazio (Admin / Editor / Viewer) — il livello di uno spazio specifico.
Esempio: nell'organizzazione è un normale User (contributore), ma nello spazio "Marketing" può esserne l'Admin.
Importante: un admin dello spazio ≠ un admin dell'organizzazione. Un admin dello spazio ha molti meno diritti: gestisce solo il proprio spazio (i suoi membri e articoli) e non ha accesso al piano, al team, alle integrazioni o alle impostazioni dell'organizzazione. Solo un Owner o Admin dell'organizzazione può nominare gli admin dello spazio.
#Dove vedere il Suo ruolo
- Ruolo nell'organizzazione — in fondo al menu principale (sinistro), sotto il Suo nome. Passi sopra l'icona ⓘ accanto ad esso — il tooltip recita "Questo è il Suo ruolo nel team." Lo stesso ruolo è mostrato nella home page (il menu sinistro è sempre presente).
- Ruolo nello spazio — nello space switcher (anch'esso nel pannello sinistro): lo spazio attivo mostra un'icona con la lettera del Suo ruolo; il tooltip recita "Questo è il Suo ruolo in questo spazio."
- Gli admin possono vedere i ruoli per spazio dei membri nella sezione Team (la finestra "Accesso agli spazi") e in Impostazioni → Spazi.
#Tipi di spazio
| Tipo | Chi lo vede per impostazione predefinita |
|---|---|
| Private | I membri aggiunti esplicitamente e l'Owner dell'organizzazione (un Admin dell'organizzazione — solo se ne è membro) |
| Corporate | Tutti i membri dell'organizzazione tranne un Guest — senza aggiunta esplicita |
| Private senza membri | Solo Lei e l'Owner dell'organizzazione — ciò che prima si chiamava "personale" |
#Ruoli in uno spazio
| Ruolo | Cosa concede |
|---|---|
| Admin | Tutto ciò che può fare un editor + la gestione dei membri di questo spazio (aggiungi / cambia ruolo / rimuovi) |
| Editor | Creare, modificare ed eliminare (nel cestino) gli articoli nello spazio |
| Viewer | Accesso in sola lettura agli articoli dello spazio |
| Accesso negato | Una revoca esplicita dell'accesso (vedi sotto) |
#Come si combinano il ruolo nell'organizzazione e il ruolo nello spazio
- Owner dell'organizzazione — vede e gestisce tutti gli spazi, indipendentemente dall'appartenenza. Admin dell'organizzazione — gli spazi corporate e quelli privati di cui è membro.
- Editor / User — accedono a uno spazio tramite l'appartenenza più l'accesso automatico a tutti gli spazi corporate. Lì il ruolo deriva dal ruolo nell'organizzazione: un Editor dell'organizzazione è Editor dello spazio (modifica gli articoli), un User è Viewer (legge soltanto).
- Guest — un'eccezione: non ottiene l'accesso corporate per impostazione predefinita, vede solo ciò che è stato concesso esplicitamente. Nello spazio il Guest è solo Viewer: il ruolo Editor o Admin non gli viene concesso, e quello concesso in precedenza vale come Viewer.
#Come concedere, modificare o revocare l'accesso
Tutto avviene nella scheda Team:
- Per un membro, faccia clic su "Spazi" — si apre la finestra "Accesso agli spazi".
- Aggiungi a uno spazio — scelga uno spazio e un ruolo (Admin / Editor / Viewer).
- Cambia ruolo — l'interruttore del ruolo accanto allo spazio pertinente.
- Rimuovi — la croce: per uno spazio corporate questo imposta "Accesso negato" (vedi sotto); per uno spazio privato rimuove l'appartenenza.
Quando invita un nuovo membro, può scegliere subito gli spazi e un ruolo in ciascuno. Senza una selezione, il nuovo arrivato otterrà accesso solo agli spazi corporate.
#"Accesso negato"
Uno spazio corporate è aperto a tutti i dipendenti per impostazione predefinita. Per chiuderlo a una persona specifica (resta nell'organizzazione, ma questo spazio diventa non disponibile per lei), la imposti su "Accesso negato". Per ripristinare l'accesso, usi il pulsante "Ripristina accesso".
#Salvaguardie
- Non può rimuovere l'ultimo admin di uno spazio.
- Un admin dello spazio non può nominare altri admin dello spazio — solo un Owner / Admin dell'organizzazione può farlo.
- I membri di uno spazio privato li cambia solo il suo admin (l'Owner dell'organizzazione — sempre); un Admin dell'organizzazione che non ne è membro non può farlo.
#Ricerca e privacy
La ricerca viene sempre eseguita all'interno di un singolo spazio (vedi Interfaccia di ricerca). Gli spazi a cui non ha accesso (quelli privati senza appartenenza, o quelli impostati su "Accesso negato") non partecipano alla ricerca, e i loro articoli non Le sono visibili.
#Limiti
Il numero di spazi dipende dal Suo piano — i valori attuali sono nella pagina dei prezzi e nella sezione "Piano e limiti".