Los espacios aíslan el conocimiento: quién puede ver y editar qué artículos depende del tipo de espacio y del acceso de una persona concreta. A continuación se explica cómo funciona el acceso y cómo gestionarlo.
#Dos roles independientes: en la organización y en un espacio
Cada empleado tiene dos roles, que pueden diferir:
- Rol de organización (Propietario / Administrador / Editor / Usuario / Invitado): el nivel de toda la empresa: equipo, integraciones, configuración, plan.
- Rol de espacio (Administrador / Editor / Lector): el nivel de un espacio concreto.
Ejemplo: en la organización es un Usuario normal (colaborador), pero en el espacio «Marketing» puede ser su Administrador.
Importante: un administrador de espacio ≠ un administrador de la organización. Un administrador de espacio tiene muchos menos derechos: gestiona solo su propio espacio (sus miembros y artículos) y no tiene acceso al plan, al equipo, a las integraciones ni a la configuración de la organización. Solo un Propietario o Administrador de la organización puede nombrar administradores de espacio.
#Dónde ver su rol
- Rol de organización: en la parte inferior del menú principal (izquierdo), bajo su nombre. Pase el cursor por el icono ⓘ que hay junto a él: la información sobre herramientas dice «Este es su rol en el equipo». Este mismo rol se muestra en la página de inicio (el menú izquierdo siempre está presente).
- Rol de espacio: en el selector de espacios (también en el panel izquierdo): el espacio activo muestra un icono con la letra de su rol; la información sobre herramientas dice «Este es su rol en este espacio».
- Los administradores pueden ver los roles por espacio de los miembros en la sección Equipo (la ventana «Acceso a los espacios») y en Configuración → Espacios.
#Tipos de espacio
| Tipo | Quién lo ve por defecto |
|---|---|
| Privado | Los miembros añadidos explícitamente y el Propietario de la organización (un Administrador de la organización, solo si es miembro) |
| Corporativo | Todos los miembros de la organización, salvo un Guest, sin añadido explícito |
| Privado sin miembros | Solo usted y el Propietario de la organización: lo que antes se llamaba «personal» |
#Roles en un espacio
| Rol | Qué concede |
|---|---|
| Administrador | Todo lo que puede hacer un editor + la gestión de los miembros de este espacio (añadir / cambiar rol / quitar) |
| Editor | Crear, editar y eliminar (a la papelera) artículos en el espacio |
| Lector | Acceso de solo lectura a los artículos del espacio |
| Acceso denegado | Una revocación explícita del acceso (véase más abajo) |
#Cómo se combinan el rol de organización y el rol de espacio
- Propietario de la organización: ve y gestiona todos los espacios, independientemente de la pertenencia. Administrador de la organización: los espacios corporativos y los privados de los que es miembro.
- Editor / Usuario: acceden a un espacio mediante la pertenencia más automáticamente a todos los espacios corporativos. Allí el rol se deduce del rol en la organización: un Editor de la organización es Editor del espacio (edita artículos), un User es Viewer (solo lee).
- Invitado: una excepción: no obtiene acceso corporativo por defecto, solo ve lo que se le ha concedido explícitamente. En un espacio el Invitado solo es Lector: no se le concede el rol de Editor ni de Administrador, y el concedido antes funciona como Lector.
#Cómo conceder, cambiar o revocar el acceso
Todo ocurre en la pestaña Equipo:
- Para un miembro, haga clic en «Espacios»: se abre la ventana «Acceso a los espacios».
- Añadir a un espacio: elija un espacio y un rol (Administrador / Editor / Lector).
- Cambiar rol: el conmutador de rol junto al espacio correspondiente.
- Quitar: la cruz: para un espacio corporativo esto establece «Acceso denegado» (véase más abajo); para un espacio privado elimina la pertenencia.
Al invitar a un nuevo miembro, puede elegir de inmediato los espacios y un rol en cada uno. Sin una selección, el recién llegado obtendrá acceso solo a los espacios corporativos.
#«Acceso denegado»
Un espacio corporativo está abierto por defecto a todos los empleados. Para cerrarlo a una persona concreta (permanece en la organización, pero este espacio deja de estar disponible para ella), establézcala en «Acceso denegado». Para restaurar el acceso, use el botón «Restaurar acceso».
#Salvaguardas
- No se puede quitar al último administrador de un espacio.
- Un administrador de espacio no puede nombrar otros administradores de espacio: solo un Propietario / Administrador de la organización puede hacerlo.
- Los miembros de un espacio privado solo los cambia su administrador (el Propietario de la organización, siempre); un Administrador de la organización que no es miembro no puede hacerlo.
#Búsqueda y privacidad
La búsqueda siempre se ejecuta dentro de un único espacio (véase Interfaz de búsqueda). Los espacios a los que no tiene acceso (privados sin pertenencia, o los establecidos en «Acceso denegado») no participan en la búsqueda y sus artículos no son visibles para usted.
#Límites
El número de espacios depende de su plan: los valores actuales están en la página de precios y en la sección «Plan y límites».