Espaces

Les espaces sont des zones isolées permettant d'organiser le contenu par équipe, projet ou thème.

#Types d'espaces

L'accès public n'est pas un type d'espace. Le fait qu'un article soit ouvert aux visiteurs anonymes est déterminé par son état de publication (Public), et non par le type d'espace. Voir Base de connaissances publique.

#Créer un espace

1. Allez dans Paramètres → Espaces
2. Cliquez sur « + Créer un espace »
3. Saisissez un nom
4. Choisissez un type (Corporate / Private)
5. Cliquez sur Créer

Le nombre d'espaces dépend de votre forfait.

#Paramètres de l'espace

Cliquez sur le bouton des paramètres (roue dentée) sur la carte de l'espace :

1. Nom — modifiez-le
2. Type — Corporate ou Private
   • Corporate — tous les utilisateurs de l'organisation voient l'espace par défaut
   • Private — accès pour ceux explicitement ajoutés à l'espace et pour l'Owner de l'organisation

#Membres de l'espace

Cliquez sur le bouton « Membres » de la carte. La fenêtre montre toutes les personnes que l'espace admet, et d'où vient l'accès de chacune :

• Propriétaire de l'organisation — accès à tous les espaces, non modifiable ;
• Selon le rôle dans l'organisation — dans un espace corporate, les collaborateurs travaillent sans ajout distinct : l'Admin de l'organisation — en tant qu'administrateur, l'Editor — en tant qu'éditeur, le User — en tant que lecteur. L'espace corporate n'est pas ouvert aux Guests ;
• Rôle attribué manuellement — le rôle dans l'espace diffère du rôle issu de l'organisation ; le bouton « Rétablir le rôle de l'organisation » retire le rôle manuel ;
• Invité — la personne a été ajoutée explicitement à l'espace (par exemple, un invité ou un membre d'un espace privé).

Le bouton « Fermer l'accès » retire la personne de l'espace. Dans un espace corporate, elle passe dans la section « Accès fermé », d'où l'accès peut être rétabli avec « Rétablir l'accès » ; dans un espace privé, elle cesse simplement d'être membre.

Actions dans la fenêtre :

1. Rôles d'espace (indépendants du rôle global) :

2. Ajouter à l'espace — au-dessus de la liste des membres se trouvent une recherche par nom ou e-mail et le bouton « Ajouter ». Il ouvre une fenêtre : première ligne, le rôle dans l'espace ; deuxième ligne (pour le propriétaire et les administrateurs de l'organisation), le rôle dans l'organisation pour les nouvelles personnes. Le champ « Nom, e-mail ou nouvel e-mail » affiche aussitôt les collègues sans accès : cochez une personne, plusieurs ou « Tout sélectionner » (coche les personnes trouvées). Si vous saisissez l'adresse d'une personne absente de l'organisation, la ligne « Inviter … par e-mail » apparaît — elle recevra un e-mail avec un lien. La sélection s'affiche au-dessus du champ ; « Ajouter (N) » ajoute tout le monde d'un coup.
3. Changer de rôle — cliquez sur la pastille
4. Fermer l'accès — impossible de fermer l'accès au dernier administrateur de l'espace

Chaque modification — ajout, changement de rôle, fermeture de l'accès, retour au rôle de l'organisation — est consignée dans le Journal d'activité : qui a fait quoi et pour qui. Le journal est visible par le propriétaire et les administrateurs de l'organisation.

Après la création d'un espace, LiKE demande « Inviter d'autres personnes dans l'espace ? » — vous pouvez ouvrir cette fenêtre tout de suite ou plus tard : un espace peut aussi être réservé à vous seul.

#Basculer entre les espaces

La barre latérale comporte un Space Switcher :

1. Cliquez sur l'espace actuel en haut de la barre latérale
2. Une liste déroulante s'ouvre avec tous les espaces auxquels vous avez accès (SpaceMember)
3. Cliquez pour basculer
4. Le contenu (articles, collections, recherche, réponses IA) est filtré selon l'espace sélectionné

Éléments particuliers dans la liste déroulante :

• Articles publics — un espace virtuel __public__ regroupant tous les articles avec publish_state=public et situés dans des espaces publics. Techniquement, ce n'est pas un véritable espace dans la base de données, mais un ensemble d'articles publics filtrés selon cette condition. Utilisez-le pour voir exactement ce que voit un visiteur anonyme de la base de connaissances publique.
• Espace privé — visible par les personnes que vous invitez et par l'Owner de l'organisation (voir ci-dessous)

#ADR 0008 — la recherche se fait toujours au sein d'un seul espace

Dans LiKE, la recherche fonctionne dans le contexte d'un seul espace à la fois — c'est une décision d'architecture délibérée (ADR 0008). Il est impossible de lancer une requête qui « cherche dans tous les espaces à la fois ».

Raisons :

• Qualité du RAG — mélanger les contextes de différents espaces réduit la pertinence des réponses (signal dilution)
• Confidentialité par construction — un unique filtre SQL garantit qu'un utilisateur ne verra pas le contenu de l'espace d'un autre, même en cas de bug dans le code
• Intégrité sémantique — les espaces existent pour séparer les thèmes ; « tout chercher » va à l'encontre de cette séparation

C'est pourquoi basculer d'espace dans le Space Switcher est obligatoire lorsque vous travaillez sur des thèmes différents. Si vous obtenez une réponse « introuvable », l'article dont vous avez besoin se trouve peut-être dans un autre espace — basculez et relancez la requête.

#Supprimer un espace

L'Owner de l'organisation peut supprimer, restaurer et supprimer définitivement n'importe quel espace ; un Admin de l'organisation — les espaces corporate et les espaces privés dont il est membre avec le rôle d'administrateur. Les mêmes droits sont nécessaires pour voir un espace dans « Espaces supprimés ». Un Space Admin qui n'est ni Owner ni Admin de l'organisation ne peut pas supprimer cet espace — c'est une protection contre la perte accidentelle d'un grand volume de données.

#Suppression logique (vers « Espaces supprimés »)

1. Paramètres → Espaces → cliquez sur l'icône de corbeille de la carte de l'espace
2. Confirmez la suppression — si l'espace contient des articles, la fenêtre de confirmation en affiche le nombre
3. L'espace et tout son contenu passent dans la section « Espaces supprimés » de la même page Paramètres → Espaces et y sont conservés 30 jours (la carte indique la date de suppression définitive et l'auteur de la suppression), après quoi l'espace est supprimé automatiquement. Un espace supprimé ne va pas dans la Corbeille

#Restaurer

Paramètres → Espaces → section « Espaces supprimés » → bouton « Restaurer » sur la carte. L'espace revient avec toutes les collections, articles et membres tels qu'au moment de la suppression. Les articles et collections placés dans la corbeille avant la suppression de l'espace réapparaissent dans la corbeille ; tant que l'espace était supprimé, leur durée de conservation ne courait pas.

#Suppression définitive

Suppression anticipée, sans attendre l'expiration des 30 jours :

1. Paramètres → Espaces → section « Espaces supprimés » → « Supprimer définitivement »
2. Dans la fenêtre de confirmation, choisissez quoi faire du contenu : le déplacer vers l'espace d'entreprise — tous les dossiers et articles sont déplacés avec toute leur structure dans un dossier portant le nom de l'espace (pour un espace privé, la fenêtre avertit que le contenu deviendra visible pour tous les membres de l'organisation) — ou le supprimer avec l'espace — tous les dossiers et articles de l'espace sont supprimés de manière irréversible
3. L'espace est supprimé de manière irréversible. Si le widget ou un bot y est connecté, la suppression n'aura pas lieu : basculez-les d'abord vers un autre espace

La suppression définitive est disponible pour l'Owner de l'organisation — pour n'importe quel espace — et pour un Admin de l'organisation — pour les espaces corporate et les espaces privés dont il est membre avec le rôle d'administrateur. L'administrateur qui a supprimé l'espace ne peut pas le supprimer définitivement lui-même — c'est un autre Admin ou l'Owner qui s'en charge. Un Space Admin qui n'est ni Owner ni Admin de l'organisation ne peut pas supprimer définitivement son espace.

Chaque étape — suppression, restauration et suppression définitive, y compris la suppression automatique au bout de 30 jours — est enregistrée dans le Journal d'activité avec le type d'objet « Espace » : qui et quand. La suppression automatique est enregistrée sans auteur — elle est effectuée par le système.

#Limitations

• Vous ne pouvez pas supprimer le dernier espace corporate d'une organisation (une organisation ne peut pas rester sans espace principal)
• Vous ne pouvez pas retirer le dernier admin d'un espace (il doit toujours y avoir quelqu'un disposant des droits de gestion)
• Un espace privé n'est visible que par ses membres et par l'Owner de l'organisation (par un Admin de l'organisation — uniquement s'il en est membre)
• La limite d'espaces dépend de votre forfait :
  • Free : 1 espace
  • Starter : 3
  • Pro : 10
  • Enterprise : illimité

#Un espace à vous

Il n'existe pas de type d'espace « personnel » distinct. Un espace reste personnel tant que vous n'avez invité personne : la confidentialité vient de l'absence de membres, et non d'un type.

• Les espaces sont créés par l'Owner ou l'Admin de l'organisation
• Tant que vous n'invitez personne, le contenu est visible par vous et par l'Owner de l'organisation
• L'Owner de l'organisation voit chaque espace — l'organisation répond de ses données : elle doit les remettre sur demande et les effacer sur exigence
• Un Admin ne voit un espace privé que s'il en est membre. Seule l'appartenance lui donne accès à un espace privé : l'espace fermé de l'Owner reste fermé pour un administrateur
• Vous n'avez pas besoin d'un espace distinct pour les brouillons : un article a l'état Brouillon — il reste hors de la recherche et de la base de connaissances publique jusqu'à ce que vous le publiiez

#Rôles dans les espaces (Space Members)

Chaque espace possède ses propres rôles, indépendants du rôle global de l'organisation :

Ce sont des rôles d'espace — ne les confondez pas avec les rôles d'organisation (Owner / Admin / Editor / User / Guest). Leur combinaison est abordée dans Rôles et droits d'accès.

Gestion : ouvrez l'espace → Paramètres → Membres → ajouter / changer de rôle / retirer.

L'Owner de l'organisation obtient automatiquement le rôle Admin dans chaque espace, un Admin de l'organisation — dans chaque espace corporate (dans un espace privé — uniquement s'il en est membre).