Painel administrativo → Equipe — convide usuários, gerencie funções e espaços.

O campo de pesquisa acima da lista encontra pessoas por nome, sobrenome e e-mail; as palavras podem ser digitadas em qualquer ordem («Silva Ana» encontra «Ana Silva»). Uma lista longa rola, e no celular a pesquisa funciona da mesma forma.

#Convidando usuários

  1. Clique em "Convidar"
  2. Insira o e-mail do seu colega
  3. Escolha uma função na organização: Admin / Editor / User / Guest (a função determina o nível de acesso)
  4. No bloco "Acesso a espaços", selecione os espaços e defina uma função em cada um (Admin / Editor / Viewer; para um convidado — apenas Viewer). Sem selecionar nenhum espaço, a pessoa recebe acesso apenas aos espaços corporativos (um convidado — a nenhum)
  5. Clique em "Enviar convite"

Um convite é válido por 7 dias. Após aceitar, o usuário cria uma senha (de 8 a 64 caracteres: uma letra maiúscula e uma minúscula, um número e um dos símbolos @ # $ % & * - _ !) e obtém acesso aos espaços selecionados. Se o convidado ainda não tiver conta, o convite aparece nas notificações dele logo após o cadastro com o mesmo email.

#Funções

Owner Admin Editor User Guest
  • Proprietário — um por organização. Pode tudo, em todos os espaços; só ele paga e muda o plano, exclui a organização e transfere a propriedade. O proprietário não pode ser suspenso nem excluído.
  • Admin — gerencia a equipe, os espaços, as integrações e as configurações. Não gerencia o plano nem o pagamento.
  • Editor — escreve e edita artigos onde tem a função Editor ou Administrador do espaço; nos espaços corporativos a função Editor é atribuída a ele automaticamente.
  • Usuário — pesquisa e lê.
  • Convidado — acesso de convidado para participantes externos: pesquisa e leitura nos espaços concedidos, seus próprios favoritos e notificações. O painel de administração não abre para ele.

Estas são as permissões padrão. A tabela completa «permissão × função», o que é fixo e como configurar as permissões para a sua organização (Configurações → Gestão de permissões; as permissões podem ser alteradas num plano em que esta função esteja ativada) estão no artigo Funções e direitos de acesso.

Você pode editar dentro de um espaço específico mesmo com uma função básica na organização — se lhe foi concedida a função Editor/Admin naquele espaço. O Guest não: no espaço ele é apenas Viewer. Veja detalhes em Funções e direitos de acesso.

#Gerenciando membros

#Tabela de membros

Para cada membro é mostrado o seguinte:

  • E-mail e nome (para você mesmo — um rótulo "Este é você")
  • Função na organização — alterada ao clicar na etiqueta (Admin / Editor / User / Guest); o owner tem um selo "Owner"
  • Status — Ativo / Suspenso
  • Último login

#Ações

  • Alterar função — clique na etiqueta da função desejada
  • Espaços — gerencie o acesso aos espaços e a função em cada um (veja abaixo)
  • Redefinir senha — o membro recebe um e-mail com um link de redefinição; o link é válido por 30 minutos, e o próprio membro define a nova senha. A senha não é enviada por e-mail
  • Suspender / Ativar — feche temporariamente o acesso e restaure-o (os dados são preservados)
  • Excluir — remover da organização (com confirmação)

Restrições. Você não pode alterar/suspender/excluir a si mesmo, o Owner ou membros de nível igual ou superior ao seu. Para a linha do owner, apenas o botão "Espaços" está disponível.

#Espaços do usuário

O botão "Espaços" abre o acesso de um membro aos espaços:

  • Uma lista dos espaços dos quais ele é membro e sua função em cada um — Admin / Editor / Viewer
  • Adicionar ao espaço — a partir do bloco "Adicionar ao espaço"
  • Alterar a função em um espaço ou removê-lo dele (o "x")
  • Um espaço sem outros membros é um espaço privado comum: o acesso é concedido e revogado da mesma forma
  • O Owner da organização tem a função "Owner" em todos os espaços (acesso total, não alterável)

A função em um espaço pode diferir da função na organização — veja detalhes em Funções e direitos de acesso.

#SSO (Single Sign-On)

Para os planos Business e Enterprise: configure a autenticação corporativa via OIDC em Configurações → Segurança. Uma vez que o SSO esteja ativado, os usuários fazem login por meio da sua conta corporativa (Google, Azure AD, Okta, Keycloak).

#Segurança

  1. Login por e-mail + senha (ou SSO)
  2. Tokens JWT com renovação automática
  3. Todas as ações são registradas na trilha de auditoria
  4. Usuários suspensos não conseguem fazer login
  5. Os dados de cada organização ficam isolados dos demais